Se sprašujete, kako bi vaša organizacija lažje upravljala podatke in procese? Živimo v času, ko so integracije sistemov, prenosi podatkov preko spletnih servisov in realno-časovna komunikacija med rešitvami ključni za uspeh in to na način, da ne obremenjuje uporabnikov.
Rešitev je interoperabilnost informacijskih sistemov, ki omogoča brezhibno povezljivost informacijskih sistemov in izmenjavo podatkov med različnimi platformami. Odkrijte, kako lahko informacijski sistem ODOS poenostavi vaše poslovanje z naprednimi integracijami z drugimi sistemi.
Kaj je interoperabilnost informacijskih sistemov?
Interoperabilnost je sposobnost različnih informacijskih sistemov, naprav ali aplikacij, da med seboj učinkovito komunicirajo, izmenjujejo podatke in jih uporabljajo na smiseln način.
Tudi Evropska komisija jo opredeljuje kot ključni dejavnik digitalne preobrazbe → digitalizacije poslovanja, ki omogoča, da si organizacije in sistemi elektronsko izmenjujejo informacije na način, ki je razumljiv vsem vpletenim stranem.
Glavne prednosti interoperabilnosti
Povezljivost med sistemi prinaša številne prednosti:
- Povečana učinkovitost: avtomatizacija procesov in zmanjšanje ročnega vnosa podatkov.
- Izboljšana kakovost podatkov: zmanjšanje napak zaradi enkratnega vnosa podatkov.
- Večja transparentnost: enostaven dostop do informacij v realnem času.
- Zakonska skladnost: lažje zagotavljanje skladnosti s standardi in predpisi.
- Učinkovitejša digitalna preobrazba: omogoča učinkovitejše digitalne storitve in procese.
Interoperabilnost v praksi: Primer informacijskega sistema ODOS
Interoperabilnost je temelj sodobne digitalne družbe, saj omogoča povezljivost informacijskih sistemov v enotno, učinkovito in varno celoto. Vsaka organizacija si želi centralni dokumentni sistem s hitrim dostopom do aktualnih in arhivskih dokumentov. Informacijski sistem ODOS to doseže z napredno integracijo z drugimi sistemi in izmenjavo podatkov, kar poveča preglednost in poenostavi upravljanje poslovne dokumentacije.
ODOS je odličen primer uspešnega informacijskega sistema s širokim spektrom povezav – tako z različnimi zalednimi sistemi kot med moduli sistema. Velika prednost sistema ODOS je v modularni zasnovi, kar omogoča postopno digitalizacijo procesov ter povezljivost med različnimi moduli. Hkrati pa ODOS omogoča tudi povezovanje z različnimi zunanjimi portali in sistemi. S tem omogoča visoko stopnjo povezljivosti, hkrati pa zagotavljati zakonodajno skladnost, varnost in učinkovitost poslovanja.
Sistem ODOS omogoča povezovanje delotokov in dokumentov po horizontali oziroma na nivoju posameznega procesa, kot po vertikali med različnimi procesi. Tako strukturirana zbirka dokumentov omogoča poljubno iskanje posameznega dokumenta. Lahko iščemo dokument skozi določen proces ali pa iz dokumenta pridemo do podatka, v katerih procesih je sodeloval. Revizijske sledi v sistemu ODOS pa še dodatno obogatijo kronologijo vsakega dokumenta.
Ključne značilnosti sistema ODOS z vidika integracij
Ena izmed glavnih odlik sistema ODOS je dejanska interoperabilnost oz. medsebojna povezljivost različnih modulov, sistemov, baz in portalov.
Popolna povezanost modulov sistema
Modularna zasnova sistema ODOS omogoča poljubno integracijo sistema na nivoju internih podatkovnih zbirk in tako pripomore k zmanjšanju napak in dodatni pohitritvi ter optimizaciji posameznih procesov. Sistem omogoča celovito integracijo ključnih poslovnih področij, kot so: vhodna in izhodna pošta, nabava, pogodbe, naročilnice, likvidacija računov, potni nalogi, odsotnosti, vodenje projektov, sestanki ipd., ter tako poenostavi delo.
Povezave z zunanjimi sistemi
Si želite hitrega dostopa do vseh podatkov brez prijav v različne sisteme?
Ker želimo uporabnikom sistema ODOS kar najbolj olajšati delo, ODOS povezujemo tudi z drugimi sistemi in aplikacijami v organizaciji. Podatki in dokumenti so tako shranjeni na enem mestu in hitro dostopni, brez prijav v različne sisteme.
ODOS povezujemo z različnimi finančnimi aplikacijami, sistemi za registracijo delovnega časa, certificiranimi ponudniki dolgoročne eHrambe, geografsko-informacijskimi sistemi, ponudniki varnih elektronskih predalov, državnimi portali eUprava in SPOT (eVloge) in drugimi. Vedno smo pa odprti tudi za povezave z drugimi sistemi.
Zakaj izbrati ODOS za interoperabilnost informacijskih sistemov?
Predstavljajte si, kako enostavno bi bilo odločanje, če bi imeli vse nabavne dokumente na enem mestu.
Digitaliziran nabavni proces s sistemom ODOS omogoča elektronski zajem računov, avtomatsko obdelavo podatkov iz eRačunov in dvosmerno sinhronizacijo s finančnim sistemom ter tako zagotovi povezovanje vhodnih računov s celotno nabavno dokumentacijo (od nabavne potrebe in ponudbe, do naročilnice oz. pogodbe).
Povezave s finančnimi aplikacijami omogočajo prenos planskih postavk ter spremljanje realizacije pogodb in naročilnic, prenos računov ter njihov zapis v knjigo vhodne in izhodne pošte v ODOSu ipd. Sposobnost integracije sistema ODOS z drugimi sistemi (finančnimi, komercialnimi ipd.) omogoča tudi zajem spremne dokumentacije, kot so dobavnice, prenosnice, dobropisi itd. S tem imate glavne nabavne dokumente na voljo na enem mestu, sprejemanje odločitev pa je s tem nepredstavljivo poenostavljeno.
Integracija z akreditiranimi ponudniki eHrambe nadalje omogoča varno dolgoročno hrambo, kar zagotavlja pravno veljavnost in dokazno vrednost shranjenih dokumentov.
Povezava z GIS sistemi omogoča izmenjavo podatkov in dokumentov, kar zagotavlja nemoten dostop do prostorskih informacij ter izboljšuje učinkovitost pri upravljanju zadev in pogodb, povezanih s prostorskimi podatki.
Povezovanje s sistemi za registracijo delovnega časa, pri modulih Odsotnosti in Potni nalogi, omogoča natančen pregled prisotnosti in napovedanih odsotnosti zaposlenih, kar olajša planiranje delovnih procesov in obračun plač.
Z uvedbo informacijskega sistema ODOS in njegovo povezljivostjo z različnimi poslovnimi sistemi lahko organizacije zagotovijo popolno sledljivost dokumentov, hitrejšo obdelavo postopkov in ažuren dostop do podatkov. Več o vseh povezavah in integracijah si lahko ogledate tukaj: https://odos.si/povezave/
