Vzorčna notranja pravila
(za občine, uporabnice sistema ODOS)
V podjetju PIA d.o.o. želimo sistem ODOS ponuditi skupaj s spremljevalnimi storitvami, zato smo za občine, uporabnice sistema ODOS pripravili VZORČNA NOTRANJA PRAVILA (v nadaljevanju VNP-ODOS) z namenom, da vam čim bolj olajšamo postopek njihove priprave. VNP-ODOS so potrjena s strani Arhiva RS.
Več o
Vzorčnih notranjih pravilih ODOS
Postopek priprave notranjih pravil smo tudi tehnološko podprli s posebno aplikacijo in vam s tem pripravo in personalizacijo VNP-ODOS močno olajšali. Aplikacija omogoča enostavno prilagoditev notranjih pravil vašemu poslovanju.
Prednosti modula VNP-ODOS
- Postopek priprave vzorčnih notranjih pravil VNP-ODOS smo podprli s posebno aplikacijo, ki vas s pomočjo natančnih navodil vodi skozi področja, ki jih morate prilagoditi vašemu poslovanju.
- Vsebina NP je v celoti pripravljena in ustreza občinam, ki uporabljate sistem ODOS in sicer ne glede na velikost občine ali obseg poslovanja. Dokumentirani so vsi postopki zajema in hrambe gradiva za vsa področja, ki jih pokrivate s sistemom ODOS. Popis postopkov je že prilagojen življenjskemu ciklu upravljanja z gradivom v občinah, zato se vam s popisom le-tega ne bo potrebno ukvarjati.
- VNP-ODOS v celoti izpolnjujejo zahteve zakonodaje. Redno in brezplačno skrbimo tudi za njihovo osveževanje glede zakonodajnih sprememb.
- Vsebina VNP-ODOS je prilagojena primeru, ko občina lastnega sistema za e-hrambo ne bo vzpostavljala sama, temveč bo za to najela storitve zunanjih, certificiranih ponudnikov e-hrambe (ZZI, Mikrografija ali Pošta Slovenije).
- Prevzem VNP-ODOS poleg vsega navedenega vključuje tudi 3 ure vsebinskega svetovanja pri personalizaciji.
- V aplikacijo smo dodali tudi vzorčne primere dokumentov, na katere se boste sklicevali v NP in jih morda še nimate urejenih. Na primer vzorce za pripravo: Analize in ocene tveganj, Popisa informacijskih virov, Izjave o varovanju informacij, Politike varovanja informacij v vaši občini ipd. Poleg tega smo dodali tudi odgovore na najpogostejša vprašanja, ki smo jih prejemali s strani občin tako, da boste v aplikaciji za urejanje VNP-ODOS našli zelo veliko informacij in pripomočkov za še lažjo in hitrejšo ureditev tega področja.
Kaj so notranja pravila?
- Notranja pravila so interni pravni akt, v katerem se popiše zajem, obdelava in hramba gradiva v elektronski obliki s spremljevalnimi storitvami.
- Zahtevajo transparentne in popisane procese dela ter ohranjajo celovitost, avtentičnost in razpoložljivost dokumentarnega in arhivskega gradiva v vseh oblikah.
- Opisujejo glavna področja posameznega procesa (zajem, pretvorba, hramba, roki hrambe in uničenje gradiva), pri čemer je pomembna certifikacija storitev in opreme s strani Arhiva RS.
- Določajo odgovorne osebe za izvajanje posameznih procesov.
- Določajo proces izobraževanj s področij digitalizacije in arhiviranja.
Zakaj potrebujete notranja pravila?
- Po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) mora organizacija, ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, sprejeti notranja pravila v skladu s tem zakonom in vsemi njegovimi dopolnitvami.
- Sprejem notranjih pravil je pomemben predvsem z vidika zagotavljanja pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov. Iz ZVDAGA namreč izhaja, da je pravna veljavnost oziroma dokazna vrednost tako hranjenih dokumentov zagotovljena z obstojem in izvajanjem potrjenih notranjih pravil.
Preberite več o sistemu ODOS
Digitalno poslovanje se je v času epidemije Covid zelo razmahnilo in dobilo nenavaden pospešek. Omogočalo je namreč preprosto in hitro organizacijo dela …
Sistem ODOS nenehno nadgrajujemo z novimi naprednimi možnostmi. Zato smo naredili korak naprej pri elektronskem poslovanju. Uporabnikom je sedaj tako na voljo …
Večstopenjska avtentikacija postaja standardna praksa za dokazovanje verodostojnosti uporabnikov v raznih aplikacijah in sistemih. Prijava zgolj z uporabniškim imenom in geslom ne …
Elektronsko podpisovanje postaja realnost in »must have«. ODOS že od nekdaj omogoča elektronsko potrjevanje in podpisovanje zadev in dokumentov, a se med …
Poročilo o uspešno izvedenem webinarju V podjetju PIA d.o.o. smo konec februarja in prve dni marca, uspešno izvedli kar dva brezplačna webinarja …
V četrtek, 26. maja, smo v Žalcu izvedli ODOS konferenco ponovno v živo. V sodelovanju s strokovnjaki z različnih področij smo govorili …
Stopite v stik z nami
Z veseljem vam bomo predstavili sistem ODOS,
pokazali kako deluje, odgovorili na vaša vprašanja in vam
pripravili informativno ponudbo.
Alma
Natalija
Peter
Matjaž
Stopite v stik z nami
V kolikor bi želeli prevzeti VNP ODOS ali potrebujete dodatno pojasnilo glede prevzema, smo vam z veseljem na voljo …
Vsi moduli in povezave sistema ODOS
Modularna zasnova sistema ODOS omogoča elektronsko izvajanje različnih procesov v organizaciji, prilagodljivost različnim potrebam uporabnikov ter preprosto nadgrajevanje sistema z rastjo potreb poslovanja. Z velikim naborom modulov in povezav z drugimi sistemi omogoča, da imajo uporabniki v enem sistemu dostop do vsega, kar se nanaša na njihovo delo in poslovanje. Moduli sistema ODOS so lahko samostojni ali medsebojno povezani.
Ker želimo uporabnikom sistema ODOS kar najbolj olajšati delo, ODOS povezujemo tudi z drugimi sistemi in aplikacijami v organizaciji. Izvedenih imamo že veliko povezav, vedno pa smo odprti tudi za nova povezovanja. Prav povezljivost sistema ODOS z drugimi sistemi in aplikacijami je njegova velika prednost, saj tako omogoča delo in izmenjavo podatkov preko enotne vstopne točke, ki jo predstavlja ODOS. S tem omogoča, da imajo uporabniki, v enem sistemu, dostop do vsega, kar se nanaša na njihovo delo, s čimer zagotovi tudi visoko stopnjo preglednosti in zanesljivosti.
za občine Upravno poslovanje z vhodno
in izhodno pošto
in izhodno pošto ODOSign Vzorčna notranja pravila ODOS
za občine VIP Zavodi
in SPOT
Zadovoljni uporabniki so naše vodilo
S podjetjem PIA d. o. o. smo zelo zadovoljni. ODOS dela dobro, hitro in zanesljivo. Zelo redko pride do težav v delovanju. V teh primerih pa bi predvsem pohvalila odzivnost in prijaznost sodelavcev za podporo uporabnikom. Z uvedbo sistema ODOS je iskanje dokumentov bistveno lažje, arhiv je preglednejši. Pred kratkim smo uvedli tudi elektronsko podpisovanje. Modula Upravno poslovanje Vhodno izhodna pošta delujeta enostavno, dobro, pregledno, učinkovito in sistematično.
Zelo sem zadovoljna s hitro odzivnostjo podjetja PIA in hitrim pristopom k reševanju težav. Prav tako so v podjetju PIA vedno odprti za nove predloge za izboljšave oz. ureditve po meri uporabnika. Zaposleni na PIA d.o.o. so vedno dosegljivi po telefonu, takoj pristopijo k reševanju težave, zelo so prijazni in komunikativni. ODOS je postal pomembno orodje pri delovanju občinske uprave. Delovanje je praktično brezhibno. Poslovanje je preglednejše, podatki so hitro dostopni. Prevzeli smo modula Upravno poslovanje in Vzorčna notranja pravila.
Sodelovanje s podjetjem je super. Sistem ODOS je zelo pregleden, prav tako so pregledni moduli Upravno poslovanje, Vhodno izhodna pošta in Pogodbe, ki jih uporabljamo.
Povezani moduli
MODUL
Upravno poslovanje
• Osnovni modul sistema ODOS za obvladovanje vhodne in izhodne pošte, namenjen občinam, ki izvajajo procese in postopke po ZUP in skladno z UPP.
• Uporablja ga že več kot polovica občin.
MODUL
Upravno poslovanje• Osnovni modul sistema ODOS za obvladovanje vhodne in izhodne pošte, namenjen občinam, ki izvajajo procese in postopke po ZUP in skladno z UPP.
• Uporablja ga že več kot polovica občin.
POVEZAVA
eHramba
• Povezava eHramba omogoča povezavo ODOS-a s storitvijo dolgoročne eHrambe pri akreditiranih ponudnikih teh storitev za prenos dokumentarnega in arhivskega gradiva v dolgoročno eHrambo.
POVEZAVA
eHramba• Povezava eHramba omogoča povezavo ODOS-a s storitvijo dolgoročne eHrambe pri akreditiranih ponudnikih teh storitev za prenos dokumentarnega in arhivskega gradiva v dolgoročno eHrambo.
Predstavitev modulov
Izpolnite obrazec in poslali vam bomo predstavitev
vseh modulov na elektronski naslov.
