Prešernova cesta 9b, 3320 Velenje

MODUL ODOS

Vzorčna notranja pravila ODOS

(za občine, uporabnice sistema ODOS)

V podjetju PIA d.o.o. želimo sistem ODOS ponuditi skupaj s spremljevalnimi storitvami, zato smo za občine, uporabnice sistema ODOS pripravili Vzorčna notranja pravila z namenom, da vam čim bolj olajšamo postopek njihove priprave. Prevzem VNP ODOS prinaša številne prednosti.

Oddajte povpraševanje

Zakaj izbrati Vzorčna notranja pravila ODOS?

Ikona prikazuje leseno sodniško kladivo z okroglasto glavo in ročajem, ki je rahlo poševno nagnjeno. Pod kladivom je manjša pravokotna podlaga, na katero kladivo udarja. Celotna ikona je obrobljena v modri barvi in simbolizira pravosodje, zakone, sodne postopke in pravne odločitve, prikazan pa je za modul ODOS.Vzorčna notranja pravila

Že potrjena s strani Arhiva RS

VNP-ODOS so že potrjena s strani Arhiva RS, zato se vam s tem ne bo potrebno ukvarjati. VNP-ODOS v celoti izpolnjujejo zahteve zakonodaje.

Ikona ima obrobo modre barve, prikazuje zaslon pisalom nad njim, kar ponazarja digitalno poslovanje, upravljanje dokumentov in obveščanje v informacijskem sistemu ODOS.

Brezplačno osveževanje glede zakonodajnih sprememb

Redno in brezplačno skrbimo tudi za njihovo osveževanje glede zakonodajnih sprememb. Vsebina VNP-ODOS je prilagojena primeru, ko občina lastnega sistema za e-hrambo ne bo vzpostavljala sama, temveč bo za to najela storitve zunanjih, certificiranih ponudnikov e-hrambe (ZZI, Mikrografija ali Pošta Slovenije).

Modra ikona računalniškega monitorja,ki ponazarja delo na računalniku in predstavlja navodila in aplikacijo za urejanje notranjih pravil v informacijskem sistemu ODOS.

Natančna navodila in posebna aplikacija za urejanje

Postopek priprave vzorčnih notranjih pravil VNP-ODOS smo podprli s posebno aplikacijo, ki vas s pomočjo natančnih navodil vodi skozi področja, ki jih morate prilagoditi vašemu poslovanju.

Modra ikona seznama v obili pravokotnika s črticami znotraj ki predstavljajo besedilo, in krogi na vrhu lista. Ob densi strabi lista je nariana vijuga. Predstavlja, da v modulu ODOS.Vzorčna notranja pravila vsebina prilagojena poslovanju.

Vsebina prilagojena vašemu poslovanju

Vsebina NP je v celoti pripravljena in ustreza občinam, ki uporabljate sistem ODOS in sicer ne glede na velikost občine ali obseg poslovanja. Dokumentirani so vsi postopki zajema in hrambe gradiva za vsa področja, ki jih pokrivate s sistemom ODOS. Popis postopkov je že prilagojen življenjskemu ciklu upravljanja z gradivom v občinah, zato se vam s popisom le-tega ne bo potrebno ukvarjati.

Grafika prikazuje 3 la4 liste, V ospredju je samo 1, ostala dva pa sta skrita za prvim. Listi so obrobljeni s črno v modri barvi. Znotraj lista je 6 vodoravnih črt. Grafika predstavlja vzorčne primere dokumentov za notranja pravila.

Dodani vzorčni primeri dokumentov

V aplikacijo smo dodali tudi vzorčne primere dokumentov, na katere se boste sklicevali v NP in jih morda še nimate urejenih. Na primer vzorce za pripravo: Analize in ocene tveganj, Popisa informacijskih virov, Izjave o varovanju informacij, Politike varovanja informacij v vaši občini ipd.

Dodatna pomoč uporabnikom

Poleg tega smo v aplikacijo dodali tudi video vodiče, ki vas vodijo po posameznih postopkih dela z aplikacijo in urejanja vsebine. Dodali smo tudi odgovore na najpogostejša vprašanja, ki smo jih prejemali s strani občin tako, da boste v aplikaciji za urejanje VNP-ODOS našli zelo veliko informacij in pripomočkov za še lažjo in hitrejšo ureditev tega pomembnega področja vašega poslovanja.

Izkoristite priložnost in izboljšajte svoje poslovanje!

Preverite, kako vam lahko pomagamo rasti. Pošljite nam povpraševanje še danes! Hitro in enostavno.

Oddajte povpraševanje

Kaj so notranja pravila?

Notranja pravila so interni pravni akt, v katerem se popiše zajem, obdelava in hramba gradiva v elektronski obliki s spremljevalnimi storitvami.

Zahtevajo transparentne in popisane procese dela ter ohranjajo celovitost, avtentičnost in razpoložljivost dokumentarnega in arhivskega gradiva v vseh oblikah.

Opisujejo glavna področja posameznega procesa (zajem, pretvorba, hramba, roki hrambe in uničenje gradiva), pri čemer je pomembna certifikacija storitev in opreme s strani Arhiva RS. Določajo odgovorne osebe za izvajanje posameznih procesov. Določajo proces izobraževanj s področij digitalizacije in arhiviranja.

Zakaj potrebujete notranja pravila?

Po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) mora organizacija, ki bo zajemala ali hranila gradiva v digitalni obliki, sprejeti notranja pravila v skladu s tem zakonom in vsemi njegovimi dopolnitvami.

Sprejem notranjih pravil je pomemben predvsem z vidika zagotavljanja pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov. Iz ZVDAGA namreč izhaja, da je pravna veljavnost oziroma dokazna vrednost tako hranjenih dokumentov zagotovljena z obstojem in izvajanjem potrjenih notranjih pravil.

Mnenja zadovoljnih uporabnikov

Sodelovanje s podjetjem PIA je dobro. So zelo odzivni in vedno najdejo rešitev. Sistem ODOS je poslovanje občine naredil preglednejše, dostop do dokumentov pa je hitrejši. Sistem je vedno usklajen s področno zakonodajo, omogočeno pa je tudi elektronsko podpisovanje in vročanje ter nadgradnje z ostalimi ODOS moduli. Modul Upravno poslovanje nam omogoča dosledno evidenco dokumentarnega gradiva in vhodne ter izhodne pošte. S pomočjo modula Vzorčna notranja pravila smo uredili notranja pravila, jih personalizirali ter jih prilagodili svojim potrebam.

občina Cerkvenjak

Valerija Toš

Zelo sem zadovoljna glede sodelovanja s podjetjem PIA, vedno pridobimo njihovo pomoč in odgovore. Tudi seminarji so super. V ODOSu so zadeve in podatki pregledni, hitro najdeš potrebno informacijo. Vesela sem možnosti povezovanja z drugimi programi (Cadis, TerraGIS...), saj so povezave v času digitalizacije pomembne. Elektronsko podpisovanje in vročanje zagotavlja večjo varnost in hitrejši pretok informacij. Modul Upravno poslovanje je pregleden, v njem se brez težav znajdeš in delaš. Vzorčna notranja pravila so za pripravo le-teh enostavna in pregledna.

občina Sevnica

Alenka Mirt

Zaposleni v podjetju so strokovni, vedno izkazujejo vljuden, profesionalen, konstruktiven in pozitiven način dela. Konference in webinarji so nam dostikrat v pomoč pri delu s sistemom ODOS. Podatke v ODOS-u najdemo hitro, knjiženje je enostavno. Vsakodnevno uporabljamo elektronsko podpisovanje in vročanje, kar nam zelo olajša delo. Modul Upravno poslovanje je enostaven, omogoča hiter dostop do dokumentov in je pregleden. V primeru nejasnosti so vedno na razpolago strokovni delavci v podjetju PIA. Prav tako so na razpolago video vodiči.

občina Benedikt

Darja Zemljina

Smo zadovoljni uporabniki sistema in prav tako odlično zadovoljni s strokovno podporo.

občina Prevalje

Lucija Širnik

Občina Vojnik je že uspešno vzpostavila zakonsko skladen zajem in eHrambo gradiva, ki nastaja pri našem poslovanju. Prevzeli smo Vzorčna notranja pravila ODOS za občine (VPN-ODOS), kar nam je pri pripravi prihranilo veliko časa. Sodelavci podjetja PIA d.o.o. so nas strokovno vodili s pisnimi navodili kot tudi s telefonskimi usmeritvami, da smo v dobrih treh mesecih pripravili Vzorčna notranja pravila ODOS. Pred-pripravljena vsebina, natančna navodila in posebna aplikacija za urejanje vsebine in shranjevanje dokumentacije vezane na NP, so nam precej olajšali pripravo naših NP.

OBČINA VOJNIK

Mojca Skale

Več informacij za bolj premišljene odločitve

Blog

Elektronsko podpisovanje: Kako deluje, vrste in prednosti

Podaljšan certifikat Arhiva RS za ODOS

Uspešno smo izpeljali ODOS konferenco 2024

Vsi blog prispevki

Priročniki

Promocijski priročnik za informacijski sistem ODOS. Na sliki je ženska, ki pregleduje dokumente, v ozadju pa je računalnik. V zgornjem desnem kotu je logotip ODOS z besedilom 'Sistem za upravljanje dokumentov in procesov'. Spodnji del letaka vsebuje slogan: 'Izberite certificiran in zakonsko skladen informacijski sistem' na modro-rumenem ozadju s tehnološkim vzorcem.

Predstavitveni letak sistema ODOS

Prenesite priročnik

Vsi priročniki

Niste našli, kar ste iskali?

Spoznajte še ostale module in povezave sistema ODOS.

DOKUMENTACIJA

POVEZAVE

KADROVSKI VIRI

NABAVNI PROCES

DOKUMENTACIJA

KADROVSKI VIRI

NABAVNI PROCES

POVEZAVE

Želite izvedeti več?

Kakšna je razlika med notranjimi pravili in vzorčnimi notranjimi pravili?

Notranja pravila so specifični interni pravni akti, ki jih posamezna organizacija sprejme za urejanje procesov digitalnega zajema, obdelave in hrambe gradiva. Ta so prilagojena specifičnim potrebam, procesom in strukturi organizacije ter morajo biti skladna z zakonodajo. Vsaka organizacija jih oblikuje individualno, da zagotovi pravilno ravnanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom v digitalni obliki.

Vzorčna notranja pravila pa predstavljajo splošno predlogo, ki jo je razvil zunanji ponudnik in so že potrjena s strani Arhiva RS. Ta vzorčna pravila služijo kot osnova ali okvir, ki ga lahko organizacije prilagodijo svojim specifičnim zahtevam.

Želite izvedeti več?

Zakaj je smiselno, da se odločite za prevzem Vzorčnih notranjih pravil ODOS?

V podjetju PIA d.o.o. želimo sistem ODOS ponuditi skupaj s spremljevalnimi storitvami, zato smo za občine, uporabnice sistema ODOS pripravili VZORČNA NOTRANJA PRAVILA (v nadaljevanju VNP-ODOS) z namenom, da vam čim bolj olajšamo postopek njihove priprave.

Postopek njihove priprave smo podprli s posebno aplikacijo, ki vas s pomočjo natančnih navodil vodi skozi področja, ki jih morate prilagoditi vašemu poslovanju.
Vsebina VNP-ODOS je v celoti pripravljena in ustreza občinam, ki uporabljajo sistem ODOS in sicer ne glede na velikost občine ali obseg poslovanja.
Dokumentirani so vsi postopki zajema in hrambe gradiva za vsa področja, ki jih pokrivate s sistemom ODOS, zato se vam s popisom le-tega ne bo potrebno ukvarjati.
Brezplačno skrbimo tudi za njihovo ažurno osveževanje glede zakonodajnih sprememb.

S prevzemom Vzorčnih notranjih pravil in prenosom gradiva k certificiranim ponudnikom dolgoročne eHrambe, se izognete nepotrebnemu administrativnemu bremenu, hkrati pa zagotovite dostopnost, celovitost, avtentičnost in trajnost hranjenega gradiva.

Stopite v stik z nami

Imate vprašanja? Stopite v stik z nami!
Tukaj smo, da vam pomagamo najti najboljšo rešitev za vas.

KONTAKTIRAJTE NAS

Ostanite obveščeni

Naše znanje delimo z vami. Razkrivamo naše izkušnje in preverjene prakse s področja digitalizacije poslovanja. Prijavite se na e-novice in prejemajte najnovejše informacije neposredno v vaš poštni predal.

Enostaven dostop do pomembnih informacij
Aktualne novosti in strokovni nasveti o digitalizaciji poslovanja
Dobre prakse s področja digitalizacije
Vabila na webinarje in dogodke

Prijavite se na e-novice

Ste pripravljeni narediti korak k bolj učinkovitemu poslovanju?
Skupaj z nami boste uspešnejši!

Podpora uporabnikom

Telefon: 03 898 37 92
Email: podpora@pia.si
support@pia.si
Podpora na daljavo:

Kliknite

in pokličite.

Prodaja

Telefon: 03 898 37 90
Email: prodaja@pia.si

Splošne informacije

Telefon: 03 898 37 90
Email: info@pia.si
Naslov: Prešernova cesta 9b,
3320 Velenje
ID za DDV: SI98879367
Matična št.: 5511640000
TRR: SI56 3300 0001 0930 533 pri Addiko bank d.d.

Pooblaščena oseba za
varstvo osebnih podatkov

Email: dpo@pia.si

Logotip ODOS – sistem za upravljanje dokumentov in procesov. Logotip vsebuje stiliziran rumen krog s spiralno zvitim dokumentom ter besedilo 'ODOS' v moderni tipografiji, skupaj s sloganom 'Sistem za upravljanje dokumentov in procesov'.

Prijava na e-novice

Prejmite najnovejše informacije s področja digitalizacije poslovanja.

O nas

Smo eno vodilnih podjetij na
področju razvoja informacijskih
sistemov ter rešitev za učinkovito
digitalizacijo poslovanja.

Galerija

Naši produkti

Sodelujemo pri razvoju produktov, ki rešujejo težave digitalizacije podjetij in javnopravnih ustanov, izboljšujejo digitalne kompetence na ravni države, omogočajo delovanje subvencioniranega javnega prometa v Sloveniji in drugo.

Naši produkti

Družbena omrežja

POvezave:

IZJAVA ZASEBNOSTI PIA AVTORJI SPLETNE STRANI