Notranja pravila so specifični interni pravni akti, ki jih posamezna organizacija sprejme za urejanje procesov digitalnega zajema, obdelave in hrambe gradiva. Ta so prilagojena specifičnim potrebam, procesom in strukturi organizacije ter morajo biti skladna z zakonodajo. Vsaka organizacija jih oblikuje individualno, da zagotovi pravilno ravnanje z dokumentarnim in arhivskim gradivom v digitalni obliki.

Vzorčna notranja pravila pa predstavljajo splošno predlogo, ki jo je razvil zunanji ponudnik in so že potrjena s strani Arhiva RS. Ta vzorčna pravila služijo kot osnova ali okvir, ki ga lahko organizacije prilagodijo svojim specifičnim zahtevam.

V podjetju PIA d.o.o. želimo sistem ODOS ponuditi skupaj s spremljevalnimi storitvami, zato smo za občine, uporabnice sistema ODOS pripravili VZORČNA NOTRANJA PRAVILA (v nadaljevanju VNP-ODOS) z namenom, da vam čim bolj olajšamo postopek njihove priprave.

• Postopek njihove priprave smo podprli s posebno aplikacijo, ki vas s pomočjo natančnih navodil vodi skozi področja, ki jih morate prilagoditi vašemu poslovanju.
• Vsebina VNP-ODOS je v celoti pripravljena in ustreza občinam, ki uporabljajo sistem ODOS in sicer ne glede na velikost občine ali obseg poslovanja.
• Dokumentirani so vsi postopki zajema in hrambe gradiva za vsa področja, ki jih pokrivate s sistemom ODOS, zato se vam s popisom le-tega ne bo potrebno ukvarjati.
  Brezplačno skrbimo tudi za njihovo ažurno osveževanje glede zakonodajnih sprememb.

S prevzemom Vzorčnih notranjih pravil in prenosom gradiva k certificiranim ponudnikom dolgoročne eHrambe, se izognete nepotrebnemu administrativnemu bremenu, hkrati pa zagotovite dostopnost, celovitost, avtentičnost in trajnost hranjenega gradiva.