ODOS - Rešitev za učinkovito digitalizacijo

V podjetju PIA so pravi ljudje na pravih mestih, sami strokovnjaki, odzivni,... super ekipa!! Pri nas ODOS uporabljamo že četrto leto in smo nad aplikacijo navdušeni. Modul Upravno poslovanje deluje popolnoma skladno z določili oziroma zahtevami Uredbe o upravnem poslovanju in je kot takšen nepogrešljiv. Velik korak pri znižanju poštnih stroškov za fizično pošto smo naredili z njihovo ekipo z uvedbo vročanja elektronskih dokumentov preko sistema Si-CeV. Naši občani in poslovne stranke vedno bolj spoznavajo tudi možnosti oddaje elektronskih vlog preko sistemov eUprava in SPOT, kar je v ODOS-u tudi zakonsko skladno in priročno urejeno. Ne predstavljam si sodobnega upravnega poslovanja v občini brez modula Vhodno izhodna pošta, ki omogoča obvladovanje tako fizične kot elektronske pošte na vhodih in izhodih iz občine.

Če imaš na drugi strani izvajalca, ki zna prisluhniti željam naročnikov, je to več kot dobrodošlo. Že več kot 20 let snujemo uspešno zgodbo s podjetjem PIA. Poslovanja naše občinske uprave si brez sistema ODOS ne predstavljam. Vsak dokument, ki pride v hišo, gre iz hiše, kroži po pisarnah, je proces, ki se ustvarja v sistemu ODOS. Prav tako lahko tudi rečem, da ni nobenega modula, ki ga naša Občina še ne bi uporabljala. ODOS smo povezali tudi s programom za javna naročila in smo ena redkih občin, kjer poteka integracija teh dveh programov. Od začetnega postopka do dokončne odločitve, podpisa pogodbe poteka na način preko sistema ODOS. Vzpostavljeno imamo tudi povezavo z računovodskim programom. Pomembno je, da imajo naši skrbniki v vsakem času vpogled v stanje na proračunski postavki, kako je ta obremenjena, koliko sredstev je še na razpolago in takšna povezava je pomembna za naše nadaljnje poslovanje.

V začetku leta 2024 smo prešli v produkcijo z modulom Projektno vodenje, ki ga ponuja sistem ODOS, ki smo ga uporabljali že pred tem. Postavitev je zahtevala, kar nekaj usklajevanja, premislekov in načrtovanja, vendar smo jih z ekipo iz podjetja PIA skupaj uspešno uredili in sedaj nam sistem omogoča učinkovito poslovanje. Naloge, ki smo jih do sedaj opravljali ročno in so bile časovno zamudne, jih sedaj opravimo hitreje in z manj možnosti napak. Osebno mi je najbolj pri srcu sistem elektronskega podpisovanja izhodne pošte, saj se z enim postopkom uredi podpisovanje, pošiljanje in evidentiranje poslanih dokumentov. Prav tako je nepogrešljivo avtomatizirano kreiranje dopisov, saj nam ni več potrebno brskati po različnih mapah in sistemih za podatki, ki jih ODOS sam sestavi poišče in vstavi glede na naše potrebe. Veliko bolj enostavno in pregledno.

Planinska zveza Slovenije Navezo (ODOS) uporablja od leta 2012. Če smo morda takrat vstopili v to okolje digitalizacije nekoliko z zadržkom in predvsem veliko intuziazma, si danes našega dela ne znam več predstavljati brez Naveze. Smo specifična prostovoljska organizacija, z različnimi potrebami in željami in predvsem z nestandardnimi oblikami poslovanja. Podjetje PIA nam je pri vseh naših željah in potrebah pomagalo svetovati kako najbolje pri delu uporabiti Navezo. Poleg tega pa so kot tehnična pomoč vedno odzivni in prijazni. V Navezi vodimo skoraj 60 000 naših članov in 194 planinskih društev. Vsako društvo ima svoj dostop do svojega dela članov in s pomočjo Naveze včlanjujejo planince v svoje društvo, naročajo članske znamkice, imajo možnost pošiljanja položnic članom za plačilo članarine in imajo vsak trenutek vpogled v finančni del prodaje članarine in možnosti izpisov članstva z uporabnimi statističnimi podatki, ki jih lahko uporabijo pri razpisih na lokalni ravni. Poleg dela za društva, uporabljamo tudi poslovni del Naveze, ki strokovnim delavcem služi za izdajanje naročilnic, potnih nalogov, vodenja dopustov in bolniških, izdajanja dopisov, vodenja priznanj ... Računi, ki jih prejmemo v digitalni ali papirni obliki, gredo v Navezo in tam v tokokrog potrditev in likvidacije. Vzpostavljeno imamo povezavo z računovodskim programom Pantheon, kamor se avtomatizirano pošiljajo vsi obdelani računi. Zelo uporaben je tudi modul usposabljanja, kjer razpišemo določeno usposabljanje in se posamezniki nanj prijavijo on-line in od tam naprej steče celotna obdelava podatkov digitalno, ki se zaključi z izdajo diplome o usposobljenosti in avtomatskim naročilom izkaznice. Lahko bi še naštel celo stran uporabnih funkcij. Pri vsem skupaj pa je ključno, da je sistem varen. V vseh letih nismo imeli vdorov, kljub poskusom in izpada sistema ali izgube podatkov. Z uporabo Naveze lahko rečem, kot skrbniku za IT v naši organizaciji, da lahko bolj mirno spim in si hkrati večkrat privoščim, v dogovoru z nadrejenim, delo na daljavo in s tem bolj učinkovito izrabo delovnega in prostega časa.

V našem zavodu je uvedba informacijskega dokumentnega sistema ODOS bistveno izboljšala naše vsakdanje delovne procese. S tem orodjem smo optimizirali shranjevanje delovnega gradiva, omogočili elektronsko podpisovanje dokumentov, enostavno kreiranje izhodne pošte in zajemanje vhodne pošte. Pred uvedbo ODOS-a smo pogosto izgubljali dragocen čas z iskanjem dokumentov po fizičnih predalih, zdaj pa so vsi potrebni dokumenti pospravljeni na enem, lahko dostopnem mestu. Ta sistem omogoča hitrejšo in bolj pregledno izmenjavo dokumentacije, kar posledično povečuje produktivnost in zmanjšuje možnost napak pri vodenju postopkov. Naš delovni tok je bolj urejen, saj dokumentacijo vodimo pod številkami ločeno vodenih zadev ali »virtualnih fasciklov«, ki se jih med seboj da tudi povezati. Nekatere ključne funkcionalnosti, ki jih še posebej cenimo, vključujejo: Možnost določanja mesta podpisnika, kar pospeši proces odobritev in podpisovanja dokumentov. Pretvorbo Word dokumentov v PDF format, kar olajša deljenje in arhiviranje dokumentov. Pošiljanje velikih datotek, kar je pogosto potrebno pri izmenjavi kompleksne dokumentacije. Združljivost s sistemom SI-CeV, kar omogoča varno izmenjavo dokumentacije z zunanjimi subjekti. Orodje za preverjanje veljavnosti elektronskih naslovov, ki odpravi morebitne napake pri pošiljanju. Drag&Drop, ki poskrbi za enostavno dodajanje prejetih elektronskih sporočil na zadevo. Z informacijskim dokumentnim sistemom ODOS smo stopili korak naprej v digitalizaciji poslovanja, naredili naše delo bolj učinkovito, transparentno in dostopno.

Zelo sem zadovoljna glede sodelovanja s podjetjem PIA, vedno pridobimo njihovo pomoč in odgovore. Tudi seminarji so super. V ODOSu so zadeve in podatki pregledni, hitro najdeš potrebno informacijo. Vesela sem možnosti povezovanja z drugimi programi (Cadis, TerraGIS...), saj so povezave v času digitalizacije pomembne. Elektronsko podpisovanje in vročanje zagotavlja večjo varnost in hitrejši pretok informacij. Modul Upravno poslovanje je pregleden, v njem se brez težav znajdeš in delaš. Vzorčna notranja pravila so za pripravo le-teh enostavna in pregledna.