V našem zavodu je uvedba informacijskega dokumentnega sistema ODOS bistveno izboljšala naše vsakdanje delovne procese. S tem orodjem smo optimizirali shranjevanje delovnega gradiva, omogočili elektronsko podpisovanje dokumentov, enostavno kreiranje izhodne pošte in zajemanje vhodne pošte.
Pred uvedbo ODOS-a smo pogosto izgubljali dragocen čas z iskanjem dokumentov po fizičnih predalih, zdaj pa so vsi potrebni dokumenti pospravljeni na enem, lahko dostopnem mestu. Ta sistem omogoča hitrejšo in bolj pregledno izmenjavo dokumentacije, kar posledično povečuje produktivnost in zmanjšuje možnost napak pri vodenju postopkov. Naš delovni tok je bolj urejen, saj dokumentacijo vodimo pod številkami ločeno vodenih zadev ali »virtualnih fasciklov«, ki se jih med seboj da tudi povezati.
Nekatere ključne funkcionalnosti, ki jih še posebej cenimo, vključujejo:

• Možnost določanja mesta podpisnika, kar pospeši proces odobritev in podpisovanja dokumentov.
• Pretvorbo Word dokumentov v PDF format, kar olajša deljenje in arhiviranje dokumentov.
• Pošiljanje velikih datotek, kar je pogosto potrebno pri izmenjavi kompleksne dokumentacije.
• Združljivost s sistemom SI-CeV, kar omogoča varno izmenjavo dokumentacije z zunanjimi subjekti.
• Orodje za preverjanje veljavnosti elektronskih naslovov, ki odpravi morebitne napake pri pošiljanju.
• Drag&Drop, ki poskrbi za enostavno dodajanje prejetih elektronskih sporočil na zadevo.

Z informacijskim dokumentnim sistemom ODOS smo stopili korak naprej v digitalizaciji poslovanja, naredili naše delo bolj učinkovito, transparentno in dostopno.

Za podjetje PIA so značilni hitra pomoč, dosegljivost, odzivnost. Predstavitve so odlične. Sistem ODOS omogoča hiter vpogled v zadevo in s tem večjo preglednost poslovanja, revizijsko sled, omogoča predajanje zadeve drugim sodelavcem v reševanje, z njim je omogočeno brezpapirno poslovanje - elektronsko podpisovanje. Za evidentiranje pošte uporabljamo modul VIP Zavodi, ki omogoča hiter vpogled v zadeve, iskanje zadev po klasifikaciji ali vsebini, predajo zadev drugemu sodelavcu, so-reševanje zadev.

Sodelovanje s podjetjem PIA mi je v veselje, saj so hitro odzivni in vedno priskočijo na pomoč, ko se pojavi težava. Sistem ODOS omogoča tudi, da lahko sam poiščeš odgovor za dilemo v navodilih in video vsebinah. Vse je takoj pri roki. Modul VIP Zavodi za evidentiranje pošte nam omogoča enostavno pripravo dokumenta in avtomatsko razvrščanje. S tem prihranimo veliko časa.

Z uporabo sistema ODOS hitreje vpišem pošto v sistem, hitreje naredim novo zadevo, oddana pošta je s popisom oddanih pošiljk hitreje narejena. Prav tako mi olajša delo možnost tiskanja kuvert in povratnic kar iz sistema. Všeč mi je avtomatsko in pregledno evidentiranje povratnic. Pregled nad dokumenti se nam je z uporabo sistema ODOS zelo izboljšal.