Naročniki vedno znova pohvalijo naš utečen postopek implementacije sistema, ki naročniku omogoča enostaven prehod na nov sistem, nam kot izvajalcu, pa hitro in strokovno implementacijo sistema.

Vse se seveda začne s povpraševanjem, ko spoznamo potencialnega naročnika in njegova pričakovanja. Dogovorimo se za predstavitev sistema, na kateri je priporočljivo, da so prisotni vsi odločevalci in tisti, ki bodo z uporabo sistema najbolj povezani, saj s tem pridobijo vse informacije o novem sistemu iz prve roke.

Na podlagi zahtev naročnika, pripravimo ponudbo, v kateri so navedene tudi funkcionalnosti, ki so predmet ponudbe.

V primeru bolj kompleksnih zahtev (napredni moduli, kot npr. Nabava, Potni nalogi, Pogodbe;  povezave z drugimi sistemi ali rešitve po meri) se izvede popis stanja oz. popis procesov in specifik, da lažje uskladimo zahteve, opredelimo način in čas izvedbe ter potrebne nastavitve. Vse te informacije so potrebne tudi za pripravo končne ponudbe in Poslovnika projekta.

Po prejemu naročila, pripravimo načrt implementacije, določimo roke in izvajalce. Projektni vodja in implementator na naši strani skrbita, da komunikacija z naročnikom poteka nemoteno. 

Na strani naročnika določimo skrbnika sistema, s katerim uskladimo vse podrobnosti. 

Pogosto je del implementacije tudi uvoz zadev in dokumentov iz predhodnega sistema, kar naročniku omogoči nemoteno nadaljevanje dela in dostop do obstoječih zadev in dokumentov v novem sistemu.

Postopek implementacije izvede služba za implementacije, ki po potrebi sodeluje tudi z modulnim vodjem in poskrbi, da postopek implementacije poteka strokovno, tekoče in v okviru zastavljenih rokov. Najprej je potrebno pridobiti vse potrebne podatke za nastavitev ustreznih pravic, ureditev delotokov, elektronskega podpisovanja, predlog dokumentov ipd. V ta namen skrbniku na strani naročnika pošljemo nekaj zahtevkov za pridobitev vseh podatkov. Izmenjava podatkov poteka po varni poti, zaščitena z geslom. Po pridobitvi vseh podatkov, se izvede celoten postopek implementacije sistema ODOS, ustreznih modulov ter morebitnih dodelav ali povezav z drugimi sistemi. V tem postopku implementator sodeluje tako s skrbnikom na naročnikovi strani kot tudi z njihovo službo za informatiko.

Po izvedeni implementaciji poskrbimo za natančno in strokovno testiranje vseh funkcionalnosti.

Ko je sistem pripravljen za prevzem, se z naročnikom dogovorimo za izobraževanje uporabnikov. Po dogovoru z naročnikom izobraževanje izvedemo na daljavo  (Zoom, Teamsi, AnyDesk ipd.) ali na lokaciji naročnika. Izobraževanje se prilagodi glede na izbrane module in potrebe naročnika. Za tajništva in ostale uporabnike izvedemo ločeni izobraževanji. Uporabnikom so v sistemu ODOS za pomoč na voljo tudi številna navodila in video vodiči. Z naročnikom podpišemo tudi pogodbo o uporabi sistema.

Ko sistem preide v fazo uporabe, skrbimo za redne zakonodajne in tehnološke posodobitve. Uporabnike o novostih v sistemu ODOS redno obveščamo tako preko sistema kot po elektronski poti. Naša služba podpore uporabnikom pa poskrbi za odzivno, strokovno in prijazno pomoč uporabnikom, če jo ti potrebujejo. Uporabnikom je pomoč na voljo preko telefona, elektronske pošte in preko oddaljene povezave. Vsak dan posebej nas še dodatno motivirajo vse pohvale uporabnikov, ki jih dobimo tako glede naše ažurne podpore uporabnikom kot tudi glede samega sistema. 

Naročnik se lahko tudi potem, ko sistem že uporablja, kadarkoli odloči za morebitno nadgradnjo sistema še z drugimi moduli in funkcionalnostmi sistema ODOS, spremembo števila uporabnikov ali zakupljenih ur podpore uporabnikom.

Trud za zadovoljstvo uporabnikov sistema ODOS je v središču našega dela.