Potni nalog je listina, ki omogoča odobritev, spremljanje, obračun in dokazovanje službenih potovanj zaposlenih ter upravičenost do povračila stroškov službene poti. Zakonodaja predpisuje vsebino potnih nalogov ter obračun le-teh.

Povračila stroškov službenih poti se ne všteva v davčno osnovo za obračun prispevkov in davkov od osebnih prejemkov, če so obračunani skladno z Uredbo o povračilih stroškov službenih poti in izplačani do višine, ki jo Uredba predpisuje kot najvišje oz. skladno z drugimi predpisi na posameznih področjih ali posameznih dejavnostih (področna zakonodaja, kolektivne pogodbe,..) .

Pravilno vodenje potnih nalogov in spremljajoče dokumentacije je pomembno tako z vidika upravljanja zaposlenih kot tudi stroškov poslovanja ter skladnosti z zakonodajo ter dokazovanja v inšpekcijskih postopkih. V ta namen integracija modula Potni nalogi, ki je del informacijskega sistema ODOS, ponuja celovito rešitev za učinkovito upravljanje s potnimi nalogi.

Potni nalogi so del evidence delovnega časa v primeru službenih poti. Potni nalog za službeno pot se izda pred predvideno potjo, odobriti ga mora odgovorna oseba.

Iz potnega naloga in obračuna potnih stroškov mora biti razvidno kdo, kdaj in katero pot je opravil, s kakšnim poslovnim namenom in kateri stroški so pri tem nastali, pri čemer je potrebno stroške izkazati z ustreznimi dokazili.

Pogosto se sprašujemo, kako sploh izpolniti obrazec za potni nalog in kaj vse mora vsebovati.

Vsak nalog za službeno potovanje mora vsebovati:

• zaporedno številko potnega naloga z datumom izdaje,

• osebne podatke osebe, ki odhaja na službeno pot in njeno delovno mesto,

• datum, vključno z uro začetka in konca službene poti,

• namen službenega potovanja,

• relacijo potovanja,

• opis naloge in dela na službeni poti ter točen čas trajanja potovanja (v urah ali dnevih),

• jasno mora biti opredeljena uporaba prevoznih sredstev (osebni ali službeni avtomobil, javna prevozna sredstva...),

• naveden mora biti plačnik potnih stroškov,

• opredeljena mora biti tudi višina dnevnice, ustrezno zmanjšana v primeru obrokov na službeni poti,

• če se izplačuje predujem za službeno potovanje, je njegovo višino treba zabeležiti v potnem nalogu ter podpis pooblaščene osebe.

Izjemno pomembno je, da se obrazci za potni nalog izpolnjujejo sproti oziroma pravočasno.

Pomembno je, da so potni nalogi opremljeni z vsemi dokumenti in dokazili v povezavi s službeno potjo. Vsak potni nalog mora biti tudi zaporedno oštevilčen. Posamezna organizacija lahko sama določi, zanjo smiseln, način številčenja.

Ker gre za zapleten postopek, je izpolnjevanje potnih nalogov pogosto nadležno delo. Sledijo lahko nepravilnosti, ki lahko v primeru inšpekcijskega pregleda vodijo do glob.

Najpogostejše nepravilnosti in napake pri izpolnjevanju potnih nalogov so:

• nepravilno ali nekonsistentno številčenje potnih nalogov,
• pomanjkljivo določena pot in razlog za pot,
• napačen obračun kilometrine in dnevnic,
• nalog je brez podpisov,
• pomanjkanje drugih podrobnosti, kot je denimo podatek o službenem vozilu,
• k potnemu nalogu niso priložene priloge,
• nezadostni podatki o trajanju poti in relaciji.

Digitalizacija poslovnih procesov je eden najučinkovitejših načinov za preprečevanje napak. Z uporabo modula ODOS.Potni nalogi, ki omogoča elektronsko vodenje in obračunavanje potnih nalogov, bo vaše delo učinkovitejše. Sistem zagotavlja ažurnost in točnost podatkov, kar je ključnega pomena za uspešno poslovanje in skladnost z zakonodajo.