Kupi papirjev na mizah, dokumenti, ki jih iščete po različnih mapah in predalih, čakanje na podpise, podvojeni vnosi v več programov, omejen dostop do dela na daljavo ipd. …
Vse to so znaki, da je vaš način poslovanja zrel za spremembo. Takšno delo jemlje čas, povečuje možnost napak in zmanjšuje preglednost. Dobra novica je, da digitalizacije ni treba izpeljati čez noč in v enem samem velikem koraku.
Z informacijskim sistemom ODOS začnete tam, kjer vas najbolj tišči in nadgrajujete postopoma.
Zakaj digitalizirati poslovanje?
Digitalizacija poslovanja pomeni, da svoje procese uredite, pohitrite in nad njimi prevzamete popoln nadzor. Dokumenti so shranjeni na enem mestu, vedno dostopni pravim osebam, delovni tokovi pregledni in sledljivi od začetka do konca. Namesto ročnega prepisovanja, iskanja in usklajevanja med programi dobite eno okolje, v katerem so podatki vedno ažurni in na dosegu klika.
ODOS je celovit informacijski sistem za upravljanje dokumentov in poslovnih procesov, v celoti razvit v Sloveniji. Uporablja ga že več kot 300 organizacij javnega in zasebnega sektorja ter več kot polovica slovenskih občin. Sistem je certificiran pri Arhivu RS in redno usklajen z zakonodajo, skrbimo tudi za njegov nenehen razvoj in prilagoditve po meri naročnika. Prav tako uporabniki posebej pohvalijo strokovno in odzivno podporo uporabnikom, ki jo ocenjujejo z najvišjo oceno.
Modularnost: začnite z najbolj priljubljenimi moduli
Ena največjih prednosti ODOSa je modularnost. Sistem je sestavljen iz več vrst modulov, ki jih vključite glede na svoje potrebe. Od upravljanja pošte in dokumentov do kadrovskih in nabavnih procesov. Tako ni treba plačati in uvesti vsega naenkrat: začnete z modulom, ki vam prinese največ in kasneje razširite sistem.
V praksi organizacije najpogosteje začnejo pri obvladovanju pošte in dokumentacije, saj tu prihranki najhitreje postanejo vidni in poslovanje preglednejše in učinkovitejše. Sledijo kadrovski moduli, ki razbremenijo vsakodnevno delo, modulu, ki podpirajo nabavne procese ter povezave z zalednimi sistemi, ki dokončno odpravijo podvojene vnose.
Spodaj predstavljamo šest modulov in funkcionalnosti, ki jih uporabniki najpogosteje izberejo.
1. Vhodna in izhodna pošta
Obvladovanje pošte je najpogostejša vstopna točka v digitalizacijo in ker so zahteve javnega in zasebnega sektorja različne vam ODOS ponuja dve rešitvi.
Za javni sektor: Upravno poslovanje (in VIP Zavodi)
Modul Upravno poslovanje je namenjen zlasti občinam, ki morajo večino procesov voditi skladno z Zakonom o upravnem postopku (ZUP) in Uredbo o upravnem poslovanju (UUP). Uporablja ga že več kot 130 slovenskih občin.
Modul omogoča enostaven zajem vhodne pošte, ne glede na to, ali prispe v papirni ali elektronski obliki oziroma samodejno z državnih portalov (eUprava, SPOT, eGraditev). Zadeve klasificirate, signirate, rešujete in zaključujete skladno z ZUP in UUP, izhodno pošto pa pripravite in oddate po klasični ali elektronski poti. Vse vključno z elektronskim podpisovanjem in eVročanjem v varne elektronske predale (SI-CeV, VEP.si). Modul podpira tudi pripravo analiz in letnih upravnih poročil ter prenos gradiva v dolgoročno eHrambo. Za zavode, ki vodijo pošto in zadeve zunaj upravnega postopka, je na voljo sorodni modul VIP Zavodi.
Za zasebni sektor: VIP – Vhodna in izhodna pošta
Podjetjem je namenjen modul VIP – Vhodna in izhodna pošta, osnovni modul sistema ODOS za obvladovanje pošte in shranjevanje dokumentacije. Omogoča enostavne vnose po načelu »povleci in spusti«, beleženje in klasificiranje vhodne, izhodne in interne pošte ter hiter dostop do dokumentov in zadev. Tudi tu je vključeno elektronsko podpisovanje (tudi prek pametnih naprav), uporaba pametnih predlog dokumentov in elektronsko arhiviranje, ki naredi poslovanje preglednejše, dokumente pa hitro dostopne od koder koli.
2. Potni nalogi
Modul Potni nalogi olajša vodenje nalogov za službena potovanja, obračun stroškov službenih poti in upravljanje voznega parka službenih vozil. Omogoča pripravo navadnih, večrelacijskih in obdobnih potnih nalogov ter potnih nalogov za sopotnike, elektronsko odobritev poti in prikaz poti prek Google Maps.
Poleg pregledne evidence potnih nalogov je ključna tudi avtomatizacija obračuna: sistem samodejno izračuna kilometrine in dnevnice (domače in tuje), upošteva akontacije in druge stroške ter pripravi datoteke za uvoz izplačil v banko (SEPA XML) in poročanje v eDavke (REK-O). S tem odpravite človeške napake in zagotovite zakonsko skladnost izplačil. Modul lahko nadgradite z vodenjem voznega parka, knjige kilometrov in rezervacijo vozil ter povezavo s sistemom za registracijo delovnega časa.
3. Odsotnosti
Modul Odsotnosti je namenjen preglednemu vodenju prisotnosti in različnih vrst odsotnosti zaposlenih: dopustov, izhodov, bolniških in drugih odsotnosti. Zaposleni oddajo elektronske obrazce, ki jih nadrejeni preprosto elektronsko potrdijo, vse odsotnosti so potem pregledno prikazane v koledarju.
Prav koledarski pregled je pomembna prednost: preprečuje prekrivanje odsotnosti med sodelavci in olajša načrtovanje delovnih procesov. Modul omogoča tudi vnos odločb za letni dopust in vodenje plana dopustov. Še posebej učinkovit je v povezavi s sistemi za registracijo delovnega časa (Špica, Kronos, Jantar), saj se izognete dvojnemu vnosu podatkov in zagotovite njihovo natančnost, ki je osnova za obračun plač. Kontrolna povezava z modulom Potni nalogi poskrbi, da se službene poti in druge odsotnosti ne prekrivajo.
4. Naročilnice
Izdajo in upravljanje naročilnic z modulom Naročilnice digitalizirate na enem mestu, kjer jih kreirate, potrjujete, pošljete in spremljate. Deluje lahko kot nadaljevanje nabavnega postopka (modul Nabava) ali kot samostojen modul ter zagotavlja popoln pregled nad naročili, hitro iskanje in vpogled v status vsake naročilnice.
Vnosi so hitri, s pomočjo šifrantov in predizpolnjenih podatkov, elektronsko potrjevanje pa poteka skladno z vašimi poslovnimi pravili. Potrjeno naročilnico lahko elektronsko podpišete in pošljete neposredno iz ODOSa, pri čemer se samodejno zabeleži v knjigo izhodne pošte.
V naprednem paketu je na voljo povezava s finančno aplikacijo, ki omogoča črpanje proračunskih oziroma planskih postavk, predobremenitev in spremljanje realizacije. Tako imajo skrbniki in odgovorne osebe sproten vpogled v porabo sredstev brez dodatnega prijavljanja v finančni sistem ali iskanja podatkov pri sodelavcih.
5. Pogodbe
Modul Pogodbe omogoča celovito in pregledno vodenje pogodb skozi njihov celoten življenjski cikel – od priprave in notranjega usklajevanja do podpisa, spremljanja rokov ter arhiviranja. Uporabljate ga lahko kot nadaljevanje postopka v modulu Nabava ali povsem samostojno. Na enem mestu združuje vse vrste pogodb ter omogoča hitro iskanje in preprost dostop do ključnih podatkov.
Usklajevanje vsebine poteka neposredno znotraj organizacije prek kroženja dokumenta. Pregledovalci lahko pogodbo pregledujejo vzporedno, njihove opombe pa so dostopne vsem sodelujočim. Takšen način dela preprečuje podvajanje pripomb in pospeši postopek potrjevanja.
Po končanem usklajevanju je pogodbo mogoče parafirati in elektronsko podpisati. Podpisani dokument se nato samodejno shrani v sistem kot nova verzija. Za pravočasno obravnavo pomembnih obveznosti lahko nastavite opomnike za iztek pogodbe, veljavnost finančnih zavarovanj in druge ključne roke. Skrbnik obenem prejema samodejna obvestila o trenutnem statusu posamezne pogodbe.
Napredni paket vključuje tudi povezavo s finančno aplikacijo. Omogoča spremljanje realizacije, predobremenitev ter porabe proračunskih oziroma planskih postavk neposredno v modulu (brez dodatne prijave v finančni sistem).
6. Povezave z drugimi sistemi
Prava moč ODOSa se pokaže, ko ga povežete z zalednimi sistemi. Povezljivost zagotavlja stalno ažurnost podatkov, odpravlja podvojene vnose in omogoča, da imajo uporabniki in odločevalci na enem mestu dostop do vsega, kar se nanaša na njihovo delo.
ODOS ima izvedene povezave s:
- finančnimi in računovodskimi aplikacijami (Cadis, Grad, Navision, Pantheon, SAP, Opal),
- sistemi za registracijo delovnega časa (Špica, Kronos, Jantar),
- geografsko-informacijskimi sistemi – GIS (PISO, iObčina, TERRA, 3MAP in drugi),
- certificiranimi ponudniki dolgoročne eHrambe,
- državnimi portali eUprava in SPOT ter varnimi elektronskimi predali (SI-CeV, VEP.si).
Prav ta širok nabor povezav je razlog, da lahko z ODOSom sklenete celoten krog – od zajema in obdelave dokumentov do njihove dolgoročne hrambe – v enem sistemu.
Kje začeti?
Digitalizacija ni vprašanje »vse ali nič«. Z ODOSom izberete modul, ki vam prinese največ, ga uvedete in nato sistem širite v svojem tempu. Ker gre za rešitev lastnega razvoja, jo prilagodimo vaši organizacijski strukturi in internim pravilom, hkrati pa poskrbimo za skladnost z zakonodajo.
Pogosta vprašanja (FAQ)
Kateri moduli sistema ODOS so najbolj priljubljeni?
Organizacije najpogosteje začnejo z moduli za vhodno in izhodno pošto (Upravno poslovanje oziroma VIP), sledijo moduli: Odsotnosti, Potni nalogi, Naročilnice, Pogodbe.
Kateri modul za vhodno in izhodno pošto izbrati – za javni ali zasebni sektor?
Občine, ki poslujejo skladno z Zakonom o upravnem postopku (ZUP) in Uredbo o upravnem poslovanju (UUP), lahko izberejo modul ODOS Upravno poslovanje oziroma modul VIP Zavodi, ki je prilagojen potrebam zavodov in drugih javnopravnih organizacij. Podjetjem je namenjen modul ODOS VIP – Vhodna in izhodna pošta. Vsi moduli omogočajo enostaven zajem in evidentiranje pošte, elektronsko podpisovanje dokumentov, pregledno vodenje zadev ter urejeno in hitro dostopno dokumentacijo.
Ali je treba vse module uvesti naenkrat?
Ne. ODOS je modularen, zato začnete z enim modulom in sistem širite postopoma, glede na svoje potrebe in tempo.
Želite izvedeti, s katerim modulom bi bilo najbolje začeti pri vas? Z veseljem vam pomagamo.
