Sistem ODOS povezujemo tudi s certificiranimi ponudniki dolgoročne eHrambe, s čimer omogočimo prenos dokumentarnega in arhivskega gradiva v dolgoročno eHrambo.

Izvedene imamo povezave z: ZZI, Mikrografijo, Logitusom in Pošto Slovenije.

Naloga dolgoročne eHrambe je zagotoviti dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost gradiva.

Pomembno je, da ima gradivo, ko je preneseno v dolgoročno eHrambo ustrezno pravno veljavnost in dokazno vrednost. Z eHrambo so zagotovljeni tudi drugi varnostni vidiki, kot so ustrezno časovno žigosanje gradiva, s čimer se ohranja veljavnost gradiva v dolgoročni eHrambi, urejene pravice dostopov do gradiva in revizijska sled ter hranjenje varnostnih kopij na treh ustrezno oddaljenih kolokacijah (večja varnost gradiva pred izgubo ali uničenjem). Vsekakor so pri vsem tem pomembne tudi zakonodajne zahteve. Ne smemo pa zanemariti tudi prihrankov časa in prostora.

Organizacija (javno pravne osebe obvezno, zasebne organizacije prostovoljno) potrebuje sprejeta notranja pravila za zajem in upravljanje z elektronskim gradivom, hkrati pa prevzame za izvajanje dolgoročne eHrambe tudi notranja pravila ponudnika te storitve.

Našim naročnikom omogočamo prenos dokumentarnega in arhivskega gradiva v dolgoročno eHrambo pri pogodbenih certificiranih ponudnikih eHrambe. Za občine, uporabnice sistema ODOS smo pripravili tudi Vzorčna notranja pravila ODOS.

Funkcionalnosti, ki jih prinaša povezava:

• prenos evidenčnega gradiva preko ODOSa v certificirano eHrambo,
  

• pravna veljavnost in dokazna vrednost hranjenega gradiva,
  

• enostavno hranjenje gradiva v več kopijah na kolokacijah (manjša možnost izgube ali uničenja gradiva),
  

• pretvorba datotek v formate dolgoročne hrambe in prenos v storitev,
  

• omogočeni so vpogledi, iskanje, dodajanje in izločanje gradiva,
  

• dokumenti so klasificirani, kar omogoča iskanje po metapodatkih in vsebini,
  

• urejena je podpora tehnološkim sredstvom za zagotavljanje avtentičnosti gradiva (časovno žigosanje, podpisovanje, revizijska sled),
  

• možnost urejanja uporabnikov, klasifikacij in metapodatkov gradiva,
  

• zagotovljen je izvoz gradiva v obliki za izmenjavo,
  

• pravice dostopov do gradiva se nastavijo glede na klasifikacijo gradiva in glede na uporabnike (enote, skupine, delovna mesta…).

Povezava s finančnimi aplikacijami oziroma ERP-i omogoča:

• prenos računov in njihovih statusov 

• proračunskih/planskih postavk 

• spremljanje realizacije pogodb in naročilnic.

To je še posebej pomembno za skrbnike in druge odgovorne osebe, ki želijo imeti popoln nadzor brez dodatnega prijavljanja v finančno aplikacijo ali iskanja podatkov pri sodelavcih v finančnih oddelkih.

Izvedene imamo povezave s finančnimi aplikacijami: Cadis, Grad, Navision, Pantheon, SAP, Opal.

Izmenjava podatkov poteka preko spletnih servisov v modulu ODOS.Exchange, v kolikor finančna aplikacija to omogoča. Potrebno je sodelovanje s ponudnikom finančne aplikacije, zato pridobite tudi njihovo soglasje in ponudbo za izvedbo povezave.

Možnost izvedbe z ostalimi finančnimi aplikacijami je potrebno uskladiti na skupnem sestanku s ponudnikom finančne aplikacije, saj se povezava izvede v sodelovanju z njimi. Zato je potrebno pridobiti tudi njihovo ponudbo za izvedbo povezave. Izvedba povezave za javne ustanove je odvisna tudi od tega, ali ste v omrežju HKOM ali ne.

Podrobnosti povezave se opredelijo po popisu stanja in sestanku s ponudnikom finančne aplikacije in se zapišejo v Poslovniku projekta, ko so usklajene.

Module Odsotnosti, Potni nalogi in Projektno vodenje povezujemo tudi s sistemi za registracijo delovnega časa in tako omogočamo, da imate v sistemu vedno natančen pregled prisotnosti in napovedanih odsotnosti, kar močno olajša planiranje delovnih procesov in nadzor nad odsotnostmi zaposlenih. S sinhronizacijo podatkov med obema sistemoma se izognemo dvojnemu vnosu podatkov v oba sistema in zagotovimo njihovo večjo natančnost ter enotnost.

Omogočamo povezave s sistemi: Špica (SDK, TimeAPI ali All Hours), Kronos in Jantar.

Potrebno je pridobiti tudi njihovo ponudbo. Izvedba povezave je odvisna od tega, ali ste v omrežju HKOM (velja za javne ustanove).

Možnost izvedbe z ostalimi sistemi za evidentiranje delovnega časa je potrebno preveriti na skupnem sestanku s ponudnikom sistema, saj se povezava izvede v sodelovanju z njimi. Zato je potrebno pridobiti tudi ponudbo za izvedbo povezave na njihovi strani.

Podrobnosti povezave se opredelijo po popisu stanja in sestanku s ponudnikom sistema za evidentiranje delovnega časa in se zapišejo v Poslovniku projekta, ko so usklajene.

Funkcionalnosti, ki jih nudi povezava:

• zapisi odobrenih odsotnosti v sistem za registracijo delovnega časa,

• kontrola ujemanja podatkov v sistemu ODOS in sistemu za registracijo delovnega časa,

• kontrola koriščenja odsotnosti v povezavi s sistemom za registracijo delovnega časa,

• sprememba zapisov (vnos registracij in popravkov preko ODOSa v sistem za registracijo delovnega časa).

Kot pomemben vir informacij in nepogrešljiv pripomoček pri delu, smo omogočili tudi povezavo z Geografsko-informacijskimi sistemi, na kratko GIS.

Možne so povezave s: PISO (Realis), iObčina (Kaliopa), TERRA (Terragis), 3MAP (3Port), NVA (LUZ).

Možnost povezave z ostalimi GIS sistemi je potrebno prediskutirati na skupnem sestanku s ponudnikom sistema, saj se povezava izvede v sodelovanju z njimi. Izmenjava podatkov poteka preko spletnih servisov v modulu ODOS.Exchange, v kolikor aplikacija GIS to omogoča. Potrebno je sodelovanje s ponudnikom GIS, zato je potrebno pridobiti tudi ponudbo za izvedbo povezave na strani drugega ponudnika.

Podrobnosti povezave se opredelijo po popisu stanja in sestanku s ponudnikom GIS in se zapišejo v Poslovniku projekta, ko so usklajene.

Funkcionalnosti, ki jih nudi povezava:

• hiter in enostaven dostop do prostorskih podatkov, prikazov grafičnega izrisa ter priprava poročil,

• enkraten vnos podatkov o vlogi: parcela, subjekt, zadeva,

• večja sledljivost reševanja posamezne zadeve in kontrola realizacije doseganja rokov,

• prenos podatkov o zadevi z vsemi pripadajočimi katastrskimi občinami in njihovimi parcelami med sistemoma ODOS in GIS,

• omogočeno je enostavno iskanje po katastrskih občinah in parcelah,

• ob kliku na parcelo v sistemu GIS lahko dostopate do sistema ODOS  (vloga za lokacijsko informacijo, potrdilo o namenski rabi) in izpišete seznam vseh ODOS dokumentov,

• ob dodajanju parcele v sistemu ODOS, se le-ta zapiše na izbrano zadevo ali dokument (izbrana parcela je vidna tudi preko interaktivne karte v sistemu GIS).

Povezava s SI-CeV

SI-CeV je kratica za Centralni sistem za eVročanje, ki je bil vzpostavljen v Sloveniji. Ta sistem omogoča varno elektronsko vročanje različnih dokumentov med različnimi institucijami javnega sektorja in končnimi uporabniki ter institucijami javnega sektorja skladno z veljavno zakonodajo, ki ureja upravno poslovanje, poslovanje pravosodnih organov in druge.

Prednosti uporabe eVročanja preko SI-CeV so:

• varnost vročanja

• hitrejše vročanje

• prihranki pri stroških pošiljanja, kuvert in papirja

• zmanjšanje papirologije in pohitritev delovnih postopkov

SI-CeV omogoča vročanje v naslednje predale:

• informacijske sisteme drugih organov

• varne elektronske predale državljanov na portalu eUprava

• varne elektronske predale državljanov, poslovnih subjektov ali drugih organov pri ponudnikih varnih elektronskih predalov (npr. VEP.si)

• v skladu z Zakonom o debirokratizaciji je omogočeno tudi vročanje v navadne elektronske predale prejemnikov (s potrditvijo prevzema preko SMS in brez potrditve prevzema).

Način vključitve v sistem elektronskega vročanja in vso potrebno dokumentacijo najdete na tej povezavi: https://www.gov.si/zbirke/projekti-in-programi/program-projektov-si-trust/si-cev/   

Povezava s SI-CeV je uporabnikom sistema ODOS omogočena brez dodatnih stroškov.

Povezava z VEP.si

VEP.si je plačljiva storitev za elektronsko vročanje v varen elektronski predal, ki jo nudi podjetje EIUS. Storitev smo povezali z ODOSom, kar pomeni, da lahko dokumente, ki jih prejmete v varen elektronski predal, ODOS samodejno zajema, prav tako pa je iz ODOSa omogočeno vročanje v varne poštne predale VEP.si. Izmenjava poteka preko spletnih servisov. 

Gre za komercialno storitev, ki je plačljiva. Pridobiti morate tudi ponudbo za storitev VEP.SI (podjetje EIUS).

Na voljo so vam naslednje povezave storitev VEP.SI z ODOS:

• Osnovna povezava VEP.SI – ki pomeni možnost vročanja iz ODOSa v varne predale prejemnikov, odprte pri VEP.SI

• Napredna povezava VEP.SI – ki poleg možnosti vročanja iz ODOSa v varne predale prejemnikov, odprte pri VEP.SI, omogoča tudi zajem, v varen predal prejetih pošiljk organa, iz VEP.SI v ODOS.

Občinam, uporabnicam sistema ODOS smo omogočili brezplačno nadgradnjo storitve ODOS Upravno poslovanje na način, da se na državnih portalih eUprava in SPOT oddane elektronske vloge lahko avtomatično zajamejo v ODOS občine, ki storitev avtomatičnega zajema pri nas tudi naroči. 

Vse, kar morate storiti je, da kontaktirate Ministrstvo za digitalno preobrazbo, kjer boste dobili navodila za vklop eVlog na portalih, nato pa obvestite še nas, da skupaj uredimo zajem eVlog v sistem ODOS.

Prednosti:

• Pohitritev postopkov za uporabnike vaših storitev

• Veliki prihranki časa, denarja in prostora

Storitev je mogoča tudi za ostale javnopravne organizacije, ki si pri Ministrstvu za digitalno preobrazbo uredijo eVloge na način, kot so urejene za občine.

Za naročnike na strani PIA (ODOS) ni dodatnih stroškov.

Sistem Domis in SZO SAOP, ki ga razvija podjetje Art d.o.o. Metlika, omogoča celostno obravnavo stanovalcev v domovih za starejše občane. To zajema vse od prijave in potrditve ali zavrnitve oddane prošnje za sprejem v dom do nadaljnje obravnave stanovalca.

Povezava ODOS - DOMIS/SZO omogoča sinhronizacijo subjektov in pridobivanje seznama dokumentov te njihovih zaporednih številk iz ODOSa v Domis/SZO. Obratno pa je mogoče iz Domis/SZO odpreti zadevo in dodajati dokumente, ki so potem vidni v sistemu ODOS.

Aplikacija ORD (podjetja Arctur) omogoča izvedbo postopkov za razpise za sofinanciranje društev ter vodenje celotnega procesa na občini, vse od objave razpisa, prijave in oddaje vlog društev, prejemanj vlog, njihovo ocenjevanje in dodeljevanje sredstev ter kreiranje izhodnih dokumentov, vezanih na razpise za društva.

S povezavo aplikacije ORD s sistemom ODOS omogočimo, da se dokumenti, ki nastanejo v sistemu ORD prenesejo v ODOS, ki je certificiran sistem, preko katerega izhodne dokumente elektronsko podpisujete ter vročate prejemnikom na predpisane načine. 

Na ta način imate v ODOSu zadevo, v kateri so zakonsko skladno vodeni in arhivirani vsi dokumenti, vezani na razpise za društva, prav tako pa je s tem omogočeno zakonsko skladno vročanje dokumentov razpisa prijaviteljem.

Za izvedbo povezave potrebujete napredni paket ORD (uredite s podjetjem Arctur).