Povezave
Velik nabor modulov sistema ODOS in številne povezave z drugimi sistemi omogočajo, da imajo uporabniki v sistemu ODOS dostop do vsega, kar se nanaša na njihovo delo in poslovanje.
Povezava eHramba omogoča povezavo ODOS-a s storitvijo dolgoročne eHrambe pri akreditiranih ponudnikih teh storitev (Pošta Slovenije d.o.o., ZZI d.o.o., Mikrografija d.o.o.) za prenos dokumentarnega in arhivskega gradiva v dolgoročno eHrambo.
Naloga dolgoročne eHrambe je zagotoviti dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost gradiva.
Pomembno je, da ima gradivo, ko je preneseno v dolgoročno eHrambo ustrezno pravno veljavnost in dokazno vrednost. Z eHrambo so zagotovljeni tudi drugi varnostni vidiki, kot so ustrezno časovno žigosanje gradiva, s čimer se ohranja veljavnost gradiva v dolgoročni eHrambi, urejene pravice dostopov do gradiva in revizijska sled ter hranjenje varnostnih kopij na treh ustrezno oddaljenih kolokacijah (manjša možnost izgube ali uničenja gradiva). Vsekakor so pri vsem tem pomembne tudi zakonodajne zahteve. Ne smemo pa zanemariti tudi prihrankov časa in prostora.
Organizacija (javno pravne osebe obvezno, zasebne organizacije prostovoljno) potrebuje sprejeta notranja pravila za zajem in upravljanje z elektronskim gradivom, hkrati pa prevzame za izvajanje dolgoročne eHrambe tudi notranja pravila ponudnika te storitve.
Našim naročnikom omogočamo prenos dokumentarnega in arhivskega gradiva v dolgoročno eHrambo pri pogodbenih certificiranih ponudnikih eHrambe. Za občine, uporabnice sistema ODOS smo pripravili tudi Vzorčna notranja pravila ODOS.
Funkcionalnosti
- prenos evidenčnega gradiva preko ODOS-a v certificirano eHrambo,
- omogočeni so vpogledi, iskanje, dodajanje in izločanje gradiva,
- dokumenti so klasificirani, kar omogoča iskanje po metapodatkih in vsebini,
- možnost urejanja uporabnikov, klasifikacij in metapodatkov gradiva,
- uvoz podatkov je zasnovan univerzalno in je izvedljiv iz vseh standardnih oblik (formatov) gradiva,
- omogočena je opredelitev stopnje zaupnosti zadev,
- pretvorba datotek v formate dolgoročne hrambe in prenos v storitev,
- urejena je podpora tehnološkim sredstvom za zagotavljanje avtentičnosti gradiva (časovno žigosanje, podpisovanje, revizijska sled),
- zagotovljen je izvoz gradiva v obliki za izmenjavo,
- pravice dostopov do gradiva se nastavijo glede na klasifikacijo gradiva in glede na uporabnike (enote, skupine, delovna mesta…),
- urejanje načina dostopa do dokumentov znotraj zadeve (seznam, branje, revizija),
- enostavno hranjenje gradiva v več kopijah na kolokacijah (manjša možnost izgube ali uničenja gradiva),
- pravna veljavnost in dokazna vrednost hranjenega gradiva.
Povezava je smiselna za izmenjavo podatkov z moduli: Upravno poslovanje, VIP Zavodi, VIP in Vzorčna notranja pravila.
Povezava s finančnimi aplikacijami oziroma ERP-i omogoča prenos računov in proračunskih/planskih postavk ter spremljanje realizacije pogodb in naročilnic.
Izmenjava podatkov poteka preko spletnih servisov v modulu ODOS.Exchange, v kolikor finančna aplikacija to omogoča. Potrebno je sodelovanje s ponudnikom finančne aplikacije, zato pridobite tudi njihovo ponudbo za izvedbo povezave.
Izvedene imamo povezave s finančnimi aplikacijami: Cadis, Grad, Pantheon.
Možnost izvedbe z ostalimi finančnimi aplikacijami je potrebno prediskutirati na skupnem sestanku s ponudnikom finančne aplikacije, saj se povezava izvede v sodelovanju z njimi. Zato je potrebno pridobiti tudi njihovo ponudbo za izvedbo povezave. Izvedba povezave za javne ustanove je odvisna tudi od tega, ali ste v omrežju HKOM ali ne.
Podrobnosti povezave se opredelijo po popisu stanja in sestanku s ponudnikom finančne aplikacije in se zapišejo v Poslovniku projekta, ko so usklajene.
Povezava je smiselna za izmenjavo podatkov z moduli: Upravno poslovanje, VIP Zavodi, VIP, Nabava, Pogodbe, Naročilnice, Potrjevanje prejetih računov, Izmenjava eRačunov in Projektno vodenje.
Module Odsotnosti, Potni nalogi in Projektno vodenje povezujemo tudi s sistemi za registracijo delovnega časa in tako omogočamo, da imate v sistemu vedno natančen pregled prisotnosti in napovedanih odsotnosti, kar močno olajša planiranje delovnih procesov in nadzor nad odsotnostmi zaposlenih.
Omogočamo povezave s sistemi: Špica (SDK, TimeAPI ali All Hours), Kronos in Jantar. Potrebno je pridobiti tudi njihovo ponudbo. Izvedba povezave je odvisna od tega, ali ste v omrežju HKOM (velja za javne ustanove).
Možnost izvedbe z ostalimi sistemi za evidentiranje delovnega časa je potrebno preveriti na skupnem sestanku s ponudnikom sistema, saj se povezava izvede v sodelovanju z njimi. Zato je potrebno pridobiti tudi ponudbo za izvedbo povezave na njihovi strani.
Podrobnosti povezave se opredelijo po popisu stanja in sestanku s ponudnikom sistema za evidentiranje delovnega časa in se zapišejo v Poslovniku projekta, ko so usklajene.
Povezava je smiselna za izmenjavo podatkov z moduli: Odsotnosti, Potni nalogi in Projektno vodenje.
Kot pomemben vir informacij in nepogrešljiv pripomoček pri delu, smo omogočili tudi povezavo z Geografsko-informacijskimi sistemi, na kratko GIS.
Možne povezave z GIS-i: PISO (Realis), iObčina (Kaliopa), TERRA (Terragis) , 3MAP (3Port).
Možnost povezave z ostalimi GIS-i je potrebno prediskutirati na skupnem sestanku s ponudnikom sistema, saj se povezava izvede v sodelovanju z njimi. Izmenjava podatkov poteka preko spletnih servisov v modulu ODOS.Exchange, v kolikor aplikacija GIS to omogoča. Potrebno je sodelovanje s ponudnikom GIS, zato je potrebno pridobiti tudi ponudbo za izvedbo povezave na strani drugega ponudnika.
Podrobnosti povezave se opredelijo po popisu stanja in sestanku s ponudnikom GIS in se zapišejo v Poslovniku projekta, ko so usklajene.
Funkcionalnosti
- hiter in enostaven dostop do prostorskih podatkov, prikazov grafičnega izrisa ter priprava poročil,
- enkraten vnos podatkov o vlogi: parcela, subjekt, zadeva,
- večja sledljivost reševanja posamezne zadeve in kontrola realizacije doseganja rokov,
- prenos podatkov o zadevi z vsemi pripadajočimi katastrskimi občinami in njihovimi parcelami med sistemoma ODOS in GIS,
- omogočeno je enostavno iskanje po katastrskih občinah in parcelah,
- ob kliku na parcelo v sistemu GIS lahko dostopate do sistema ODOS (vloga za lokacijsko informacijo, potrdilo o namenski rabi) in izpišete seznam vseh ODOS dokumentov,
- ob dodajanju parcele v sistemu ODOS, se le-ta zapiše na izbrano zadevo ali dokument (izbrana parcela je vidna tudi preko interaktivne karte v sistemu GIS),
- izmenjava informacij med ODOS in PISO poteka v realnem času.
Povezava je smiselna za izmenjavo podatkov z moduli: Upravno poslovanje in VIP Zavodi.
VEP.si je plačljiva storitev za elektronsko vročanje v varen elektronski predal, ki jo nudi podjetje EIUS. Storitev smo povezali z ODOSom, kar pomeni, da lahko dokumente, ki jih prejmete v varen elektronski predal, ODOS samodejno zajema, prav tako pa je iz ODOSa omogočeno vročanje v varne poštne predale VEP.si. Izmenjava poteka preko spletnih servisov. Storitev je plačljiva. Pridobiti morate tudi ponudbo za storitev VEP.SI (podjetje EIUS).
Funkcionalnosti osnovne povezave s storitvijo VEP.SI:
- vzpostavitev povezave z vašim predalom VEP.SI,
- zajem pošiljk, prejetih v predal VEP.SI, v ODOS.
Funkcionalnosti napredne povezave s storitvijo VEP.SI pa poleg osnovnih funkcionalnosti omogoča še:
- vročanje iz ODOSa v VEP.SI varne predale, potrebno je elektronsko podpisovanje izhodne pošte.
Povezava je smiselna za izmenjavo podatkov z moduli: Upravno poslovanje, VIP Zavodi in VIP.
Občinam, uporabnicam sistema ODOS smo omogočili brezplačno nadgradnjo storitve ODOS Upravno poslovanje na način, da se na državnih portalih eUprava in SPOT oddane elektronske vloge lahko avtomatično zajamejo v ODOS občine, ki storitev avtomatičnega zajema pri nas tudi naroči.
Vse, kar morate storiti je, da kontaktirate MJU, kjer boste dobili navodila za vklop eVlog na portalih, nato pa obvestite še nas, da skupaj uredimo zajem eVlog v sistem ODOS.
Prav tako smo podprli tudi varno elektronsko vročanje v predale pri eUpravi in SPOT preko storitve SiCEV.
Povezava je smiselna za izmenjavo podatkov z moduli: Upravno poslovanje in VIP Zavodi.
