Evidenca delovnega časa in odsotnosti temelji na področju dela in socialne varnosti, kot jo predpisuje delovnopravna zakonodaja. Z vidika izvajanja inšpekcijskega nadzora predstavlja osnovo za ugotavljanje izvajanja določb o delovnem času, odmorih, počitkih in odsotnostih.

Evidenca delovnega časa in odsotnosti ni namenjena zgolj obračunu plač, ampak tudi dokazovanju, da delodajalec omogoča zakonsko predpisane in v lastnih pravilnikih opredeljena pravila o delovnem času, odmorih in počitkih ter drugih pogojih dela.

Vzpostavitev pravilno vodenih evidenc ne sme biti le v funkciji zagotavljanja skladnosti poslovanja po zakonu, temveč mora enako pomembno nuditi delodajalcu orodje, s katerim zagotavlja boljšo učinkovitost in organizacijo delovnega procesa. In takšno orodje lahko najdete v modulu ODOS.Odsotnosti.

Upravičenost odsotnost z dela so zakonsko opredeljene v Zakonu o delovnih razmerjih ter v internih pravilnikih delodajalca.
Po delovnopravni zakonodaji ima delavec pravico do več vrst odsotnosti z dela: plačanega letnega dopusta, odsotnosti z dela zaradi osebnih okoliščin, odsotnost z dela zaradi zdravstvenih razlogov, itd.

Pri odsotnosti z dela ločimo prostovoljno, neprostovoljno, plačano in neplačano odsotnost. O prostovoljni odsotnosti govorimo takrat, ko zaposleni odsotnost z dela načrtuje, na primer letni dopust. Neprostovoljna odsotnost pa je odsotnost, ko zaposleni ne more delati zaradi zdravstvenih razlogov ali drugih osebnih okoliščin. Nekatere oblike odsotnosti z dela plača delodajalec, nekatere država, nekatere pa so breme zaposlenega.

Bolniška odsotnost
Gre za odsotnost z dela, ko zaposleni zboli in potrebuje čas za okrevanje. Delodajalec mora zaposlenemu zagotoviti plačano bolniško odsotnost v določenem trajanju.

Letni dopust
Je čas, ki ga zaposleni izkoristijo za osebni dopust. Organizacije imajo pravila o tem, koliko plačanega in neplačanega dopusta na leto lahko izkoristi zaposleni, ter o tem, kdaj in kakšen je postopek odobritve dopusta.

Materinski in očetovski dopust
Je namenjen skrbi za otroka, ki ga skladno z zakonodajo lahko izkoristi mati, oče ali oba.

Državni in verski prazniki
Prazniki so z zakonom določeni dnevi v katerih se obeležuje določen dogodek. Določeni prazniki so tudi dela prosti dnevi. Praznike, ki so dela prosti dnevi določa zakonodaja.

Odsotnost z dela zaradi osebnih okoliščin
V Sloveniji ima zaposleni pravico do plačane odsotnosti z dela do skupaj največ sedem delovnih dni v posameznem koledarskem letu zaradi osebnih okoliščin, kot so lastna poroka, smrt bližnjih, hujše nesreče in drugo, skladno z ZDR.

Poleg zakonodaje in kolektivne pogodbe, ki ju mora organizacija upoštevati, lahko v lastnem internem Pravilniku o dopustih in drugih odsotnostih z dela določi pogoje za le-te, ki pa so lahko za delavca boljši od zakonodaje oz. kolektivne pogodbe, ne morejo pa biti slabši. Takšen pravilnik določa: pravico do letnega dopusta, pravico do izrabe in način izrabe letnega dopusta, pravico do drugih odsotnosti z dela, način izrabe drugih odsotnosti z dela ter postopke evidentiranja odsotnosti.

Pravilnik o letnem dopustu in ostalih odsotnosti z dela je pomemben tako za organizacijo kot za zaposlenega, saj jasno opredeljuje način upravljanja odsotnosti. Na eni strani ima zaposleni zagotovljen zaslužen počitek, na drugi strani pa lahko delodajalec opredeli omejitve in posledice v primeru neodobrene odsotnosti ali kršitev pravilnika.