V današnjem digitalnem svetu je dolgoročna eHramba ključnega pomena za varnost in dostopnost vaših podatkov v elektronski obliki. Omogoča vam, da zanesljivo hranite pomembne dokumente in podatke v digitalni obliki, kar zagotavlja njihovo integriteto in avtentičnost skozi čas. S tem zmanjšate tveganje izgube informacij, hkrati pa izpolnjujete zakonske zahteve glede hrambe podatkov. Poleg tega eHramba olajša organizacijo in iskanje dokumentov, kar pripomore k večji učinkovitosti in produktivnosti vašega poslovanja.

Dolgoročna eHramba gradiva v digitalni obliki je hramba pri certificiranih ponudnikih dolgoročne eHrambe. S tem se hranjenemu gradivu zagotovi dokazno vrednost in pravno veljavnost. Gradivo se v dolgoročno eHrambo prenese iz informacijskih sistemov. 

V tem članku bomo raziskali, kaj je dolgoročna hramba dokumentov, zakaj je potrebna in kaj omogoča. 

Kaj je dolgoročna hramba dokumentov?

Dolgoročna hramba dokumentov je postopek shranjevanja dokumentov in drugih zapisov v digitalni obliki za daljše časovno obdobje (več kot 5 let). Poskrbi, da so dokumenti stalno na voljo, ohranjajo svojo originalnost, integriteto in funkcionalnost. Hranijo se pri certificiranih ponudnikih, ki izpolnjujejo stroge regulativne zahteve.

Tako javnopravnim organizacijam kot zasebnim organizacijam predpisi enakovredno določajo takšno izvedbo zajema in eHrambe gradiva v digitalni obliki, da je gradivu priznana enakost izvirniku in s tem pravna veljavnost ves čas hranjenja gradiva. To je ključnega pomena, saj omogoča, da so dokumenti pravno uporabni in zaščiteni pred morebitnimi pravnimi tveganji.

Dolgoročna hramba gradiva v digitalni obliki je za javnopravne organizacije obvezna. Manj strogi pogoji pa veljajo za zasebni sektor, za katerega je vseeno smiselno urediti to področje tako, da zavarujejo svoje podatke in dokumente. 

Zakaj je pomembna dolgoročna eHramba?

Bistvo dolgoročne eHrambe gradiva v digitalni obliki je zagotoviti:

• Dostopnost – z dostopnostjo preprečimo izgube in ohranjamo možnost varnega dostopa in sledljivost
• Uporabnost – uporabnost se nanaša na zagotavljanje uporabnosti gradiva, kar pomeni, da je gradivo berljivo in da je omogočeno enostavno iskanje ter pregledovanje gradiva.
• Celovitost – zagotavljanje celovitosti gradiva pomeni, da mora biti gradivo nespremenjeno in da mora vključevati vse sestavne dele, kot jih ima original
• Avtentičnost – avtentičnost pomeni, da je gradivo izvirno in da se ujema z originalom
• Trajnost – Zagotovljena pa mora biti tudi trajnost dokumentov ves čas roka hrambe, ne glede na spremembe v tehnologiji ali okolju.

Vsako od teh načel igra ključno vlogo pri zagotavljanju, da gradivo ostane varno, uporabno in pravno veljavno ves čas trajanja hrambe.

Najpomembnejše prednosti dolgoročne hrambe gradiva v digitalni obliki (eHrambe)

Dolgoročna hramba dokumentov je postala temeljna sestavina za zagotavljanje informacijske varnosti v sodobnih organizacijah. V tem poglavju bomo podrobno raziskali ključne prednosti dolgoročne hrambe gradiva v digitalni obliki, ki prispevajo k varnosti, dostopnosti in integriteti podatkov, kar je ključnega pomena za vzdrževanje učinkovitega in varnega poslovnega okolja.

1. Zakonska skladnost

Za javnopravne organizacije je certificirana dolgoročna eHramba zakonsko zahtevana. Za zasebne organizacije zakonodaja ni tako stroga, je pa z vidika pravne dokazljivosti oziroma pristnosti dokumenta, tudi za podjetja boljša opcija, če imajo to področje urejeno.

2. Pravna veljavnost

Pravna veljavnost in dokazna vrednost gradiva je mogoča samo za ustrezno hranjeno digitalno gradivo, ki je v ustreznih formatih za dolgoročno eHrambo in časovno žigosano. 

3. Varnost

Dolgoročna eHramba gradiva v digitalni obliki je zagotovo veliko bolj varna, kot hramba v fizični obliki (lahko nas doleti požar, poplava in lahko hitro ostanemo brez arhiva). Ponudniki dolgoročne eHrambe namreč zagotavljajo arhiv na treh različnih kolokacijah. 

4. Sledljivost in dostopnost podatkov

Sistematično sledenje in varno beleženje dostopov do podatkov sta ključna za zaščito pred neavtoriziranimi dostopi, kar povečuje varnost in zaupanje v integriteto shranjenih informacij ter zagotavlja, da lahko organizacije hitro in učinkovito dostopajo do potrebnih informacij. 

5. Prihranek časa in prostora

Hranjenje gradiva v digitalni obliki je precej bolj enostavno kot skrb za fizični arhiv in ustrezno urejanje registratorjev in ostalega gradiva, preden ga oddate v arhiv. Poleg tega digitalizacija omogoča hitrejši dostop do dokumentov in zmanjšuje tveganje za njihovo fizično poškodbo ali izgubo. Digitalna hramba dokumentov odpravlja tudi potrebo po posebnih fizičnih arhivskih prostorih, kar posledično prinaša prihranek prostora in stroškov. 

Kaj je ključno za gradivo v digitalni obliki?

Za gradivo, ki ga hranimo v digitalni obliki, je ključno ohranjanje vsebine. To pa ne pomeni, da ohranimo tudi format oziroma obliko zapisa. Gradivo se namreč ob prenosu v eHrambo pretvori v ustrezne formate primerne za dolgoročno eHrambo. V dolgoročni eHrambi torej ne najdemo dokumentov v neustreznih formatih (.doc; .xls ipd.), ker z njimi ne moremo dokazovati nespremenljivosti oziroma avtentičnosti.

Pravilna hramba je torej ključnega pomena za zagotavljanje varnosti, zanesljivosti, celovitosti in pravne dokazljivosti vašega gradiva. Zato je za digitalno gradivo pomembno tudi, da veš čas hranjenja gradiva, zagotavljamo temeljna načela varne dolgoročne e-Hrambe (DUCAT).

Eden pomembnejših instrumentov na področju izvajanja dolgoročne eHrambe so tudi notranja pravila.

Z notranjimi pravili, ki jih organizacija sprejme v zvezi z obdelavo gradiva v digitalni obliki ter prenosom v dolgoročno eHrambo, opredeli načine in postopke obelave, oblike zapisov, opremo, ukrepe in aktivnosti ter procese, s katerimi bo mogoče zagotavljati dostopnost, uporabnost, celovitost in avtentičnost hranjenega gradiva in to tudi dokazovati.

Za javnopravne organizacije je priprava notranjih pravil obvezna. Pripravljena NP morajo dati tudi v potrditev na Arhiv RS. 

Lahko pa organizacija prevzame tudi ustrezna vzorčna notranja pravila, kot so Vzorčna notranja pravila ODOS, ki smo jih pripravili za občine, uporabnice sistema ODOS. 

Več o tem, kaj so notranja pravila in čemu služijo, si lahko preberete v našem članku: Vzorčna notranja pravila za občine, ki so uporabnice sistema ODOS. Več podrobnosti o Vzorčnih notranjih pravilih ODOS si lahko preberete tukaj.

Podjetja niso zavezana k pripravi in sprejetju notranjih pravil, vendar pa je tudi bolje in varneje, če uredijo to področje. Notranja pravila sprejmejo po lastni presoji, oziroma če to zahteva nek drug zakon. Naj tukaj še enkrat poudarimo, da so javnopravne organizacije skladno z ZVDAGA zavezane tudi k uporabi certificirane opreme in storitev, kar velja tudi za sisteme, ki jih uporabljajo za zajem in obdelavo gradiva v elektronski obliki.

Zakonodaja javnemu sektorju torej določa strožje zahteve pri izvajanju zajema in eHrambe gradiva v primerjavi z zasebnim sektorjem. Zakaj? Zaradi tega, ker javnopravne osebe producirajo največ arhivskega gradiva in ga želi država na takšen način zaščititi. 

Če si tudi vi želite poslovanje urediti skladno z zakonodajo, nam pišite na prodaja@pia.si. Z veseljem vam bomo svetovali in pomagali narediti ta korak.