V podjetju PIA d.o.o. se nam zdi zelo pomembno, da naš dokumentni sistem ODOS ponudimo skupaj s spremljevalnimi storitvami, zato smo za občine, uporabnice dokumentnega sistema ODOS pripravili VZORČNA NOTRANJA PRAVILA (VNP-ODOS) z namenom, da jim čim bolj olajšamo postopek njihove priprave. VNP-ODOS so že potrjena s strani Arhiva RS. Za prevzem pa se je odločilo že lepo število občin.
V 2020 sprejet novi ETZ oz. Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki – PETZ (Uradni list RS, št. 118/20), je bil še zadnji podzakonski akt, ki je moral biti sprejet na podlagi novele ZVDAGA iz leta 2014 (Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06, 51/14). S tem sedaj v celoti veljajo vsa določila ZVDAGA, UVDAG in PETZ, torej tudi tista glede glob, ki jih lahko izreče pristojni inšpektor.
Da se boste izognili morebitnim nevšečnostim, je potrebno ta del vaših obveznosti pravočasno urediti.
Notranja pravila so za javnopravne osebe obvezna
Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) v 18. členu določa, da morajo vse javnopravne osebe, ki bodo zajemale ali hranile gradivo v digitalni obliki, sprejeti notranja pravila in jih dati v potrditev Arhivu RS (19. člen ZVDAGA). Lahko pa se odloči in prevzame vnaprej pripravljena Vzorčna notranja pravila, ki so že potrjena s strani Arhiva RS (20. člen ZVDAGA).
Poleg ZVDAGA so pravna podlaga za sprejem notranjih pravil še Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAGA), Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki (PETZ) in Uredba o upravnem poslovanju.
Zakonsko skladno izvajanje hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki je izrednega pomena, saj v nasprotnem primeru hranjeno gradivo nima pravne veljave. Zato je sprejem notranjih pravil pomemben predvsem z vidika zagotavljanja: dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti in trajnosti gradiva. Iz ZVDAGA namreč izhaja, da je pravna veljavnost oziroma dokazna vrednost tako hranjenih dokumentov zagotovljena z obstojem in izvajanjem potrjenih notranjih pravil.
Kaj so notranja pravila?
Notranja pravila so interni pravni akt, ki jih sprejme pravna oseba vezano na ureditev spremljevalnih storitev zajema, obdelave in hrambe gradiva v digitalni obliki. Z notranjimi pravili mora biti urejeno ustvarjanje in spreminjanje (zajem) ter hramba (do uničenja ali izročitve pristojnemu arhivu) dokumentarnega in arhivskega gradiva.
Notranja pravila sestavljajo veljavni notranji akti organizacije in z njimi povezani dokumenti s področja upravljanja z gradivom in hrambo gradiva v digitalni obliki. Opisujejo glavna področja posameznega procesa (zajem, pretvorba, hramba, uničenje gradiva) ter informacijske tehnologije (programske in strojne opreme), ki je za to potrebna. Zajemajo in urejajo tudi področje informacijske varnosti ter odnose s ponudniki storitev zajema in/ali hrambe ali spremljevalnih storitev.
Torej, notranja pravila so interni pravni dokument, zbir različnih ukrepov in pravil, ki jih organizacija sprejme z namenom urediti poslovanje z gradivom v digitalni obliki in s tem zagotovi njegovo pravno veljavnost in sledljivost.
Po drugi strani pa notranja pravila predstavljajo tudi postavitev pomembnih standardov oziroma jasnih navodil pri ravnanju z gradivom v digitalni obliki, ki vodijo v kakovostno in transparentno poslovanje, kar bi moral biti cilj vsake organizacije.
Vzročna notranja pravila ODOS (VNP-ODOS)
Za občine, ki uporabljajo sistem ODOS smo pripravili in pri Arhivu RS potrdili Vzorčna notranja pravila ODOS (VNP-ODOS), ki v celoti izpolnjujejo zahteve zakonodaje.
Vsebina VNP-ODOS je v celoti pripravljena in ustreza občinam, ki uporabljajo sistem ODOS in sicer ne glede na velikost občine ali obseg poslovanja. Dokumentirani so vsi postopki zajema in hrambe gradiva za vsa področja, ki jih pokrivajo s sistemom ODOS. Popis postopkov je prilagojen življenjskemu ciklu upravljanja z gradivom v občinah, zato se občinam, ki prevzamejo VNP-ODOS s popisom le-tega ne bo potrebno ukvarjati.
Postopek priprave notranjih pravil smo tudi tehnološko podprli s posebno aplikacijo in s tem pripravo ter personalizacijo VNP-ODOS močno olajšali. Uredili smo jo tako, da omogoča enostavno personalizacijo oziroma prilagoditev notranjih pravil s pomočjo natančnih navodil, hkrati pa omogoča, da ima občina na enem mestu shranjene vse dokumente, ki se kakorkoli nanašajo na njena notranja pravila, kar močno olajša spreminjanje in revizijo notranjih pravil.
Z Vzorčnimi notranjimi pravili ODOS si je poslovanje uredilo že veliko občin.
Če si tudi vi želite poslovanje urediti skladno z zakonodajo, nam pišite na prodaja@pia.si. Z veseljem vam bomo svetovali in pomagali narediti ta korak.
