Če vas še vedno nismo uspeli prepričati, kako pomembna je optimizacija poslovnih procesov za vaše poslovanje in kako zelo učinkovito vam lahko pri tem pomaga sodobni informacijski sistem ODOS, vas bodo zagotovo prepričali spodnji primeri iz prakse.
1. Kako z optimizacijo poslovnih procesov skrajšati čas obdelave potnih nalogov?
Začnimo s potnimi nalogi, ki so danes najbolj oglaševana rešitev, ki se navaja kot referenčni primer optimiziranega digitaliziranega procesa. Vendar pa se rešitve med sabo lahko zelo razlikujejo.
Je že kdo z vami delil informacijo, koliko delovnega časa vam vzame en sam potni nalog, od trenutka, ko sprejmete odločitev za službeno pot, do trenutka, ko je obračunan oziroma izdan nalog za plačilo potnih stroškov?
Ne boste verjeli, povprečen potni nalog vzame v celoti kar 45 minut vašega časa, če ga izvajate ‘na roke’ in tako uskladite tudi postopek potrjevanja in obračuna. Po drugi strani vam odlična programska rešitev, ki je povezana z aplikacijami za izračun poti (kot je npr. Google Maps), samodejnim zajemom stroškov goriva, kot je Magna Petrol, s povezavo z ERP sistemom za knjiženje in izplačilo potnih stroškov, ki omogoča tudi možnost vodenja voznega parka službenih vozil, vzame vsega 10 minut časa vseh vključenih v celotni postopek od priprave do izplačila potnih stroškov.
2. Ali so vaši trenutni postopki za obdelavo in zajem vhodne dokumentacije res učinkoviti?
V organizaciji se še vedno velika količina vhodne pošte obdeluje na klasičen način z ročnim vpisovanjem v evidenčne knjige in fizičnim razdeljevanjem po delovnih mestih. Še vedno se pogosto elektronsko prejeto gradivo tiska in nato v papirni obliki razdeljuje naprej. Zaposleni nato mnogokrat nekontrolirano obdelajo takšno dokumentacijo, večkrat pretipkavajo podatke in kreirajo odgovor na računalniku, ga natisnejo in pošljejo po klasični pošti. Povsem neracionalno porabljen čas in resursi.
Če na hitro analiziramo aktivnost takšnega postopka, vidimo, da v njem sodelujejo različne osebe, ki nekajkrat spremenijo obliko gradiva in pri tem uporabijo različne tehnologije. Ti postopki in transformacije gradiv so med sabo sistemsko nepovezani, zato je merjenje efektivnosti procesa brez dodatnih aktivacij resursov nemogoče, kaj šele spremljanje v realnem času. Pretipkavanje podatkov povzroča tudi napake in je neefektivno.
Z uvedbo sistema, kot je ODOS so vsi ti nepotrebni, nepovezani in nenadzorovani postopki odpravljeni. Dokumentacija kot so eRačuni, eVloge in elektronska pošta se lahko avtomatsko zavedejo v sistem, kar vaše delo močno pohitri in poenostavi. Dokumentacijo, ki jo dobite v papirni obliki lahko masovno poskenirate v sistem in jo enostavno razporedite po zadevah. Ob tem pa se avtomatsko vodi tudi knjiga prejete pošte. Preglednost in hitrost iskanja dokumentacije sta neprimerjiva z vodenjem dokumentacije ‘na roke’. Vse našteto dopolnjuje nadzor in analiza ozkih grl pri reševanju zadev. Odsotnosti sodelavcev zaradi različnih razlogov se enostavno rešijo s pooblastili v sistemu, razni opomniki, poslani na elektronski naslov uporabnika in avtomatska poročila pa samodejno sporočajo stanje zadev v sistemu. Tako nobena zadeva ali aktivnost ne obvisi v zraku ali se izgubi v predalu.
Razmišljate o zakonsko skladnem in preglednem evidentiranju vhodne in izhodne dokumentacije? Dogovorite se za brezplačno predstavitev!
Za podjetja: https://odos.si/vip/
Za zavode in druge javnopravne organizacije: https://odos.si/vip-zavodi/
Za občine: https://odos.si/upravno-poslovanje/
3. Tiskanje gradiv v digitalni obliki. Povsem nepotrebna poraba časa, prostora in denarja!
Ste kdaj pomislili na to, koliko elektronsko prejetega gradiva, kot je elektronska pošta, eRačuni, razni PDF in podobni dokumenti se natisne, obdela ter arhivira v klasičnih registratorjih ali pa enostavno zavrže?
Ob tem nastane nepotreben strošek porabe delovnega časa, tiskanja, papirja, o kasnejšem iskanju pa sploh nočemo izgubljati besed. Ne bi bilo bolje, da bi bilo vso to gradivo pregledno shranjeno v zakonsko skladnemu sistemu, na enem mestu, dostopno uporabnikom, skladno z nastavljenimi pravicami in možnostjo hitrega iskanja? Poleg tega pa imamo na voljo tudi kompletno zgodovino obdelave takšne dokumentacije.
Kleti polne registratorjev in nepregledne ter nepovezane dokumentacije lahko tako postanejo zgodovina.
4. Spremljanje aktivnosti zaposlenih, internih procesov in avtomatske analize. Si lahko privoščite poslovanje brez tega?
Administrativna dejavnost se v organizacijah velikokrat zdi kot področje, ki ga je zaradi raznovrstnih aktivnosti, nemogoče izmeriti z vidika efektivnosti, saj se postopki dela med seboj zelo razlikujejo. Dolgoletne izkušnje, smernice za uvedbo digitalizacije in želja po optimizaciji poslovnih procesov pa nas pripeljejo do sistema ODOS, ki vse to odlično reši.
Vsi dokumenti in zahteve so vodeni v delotokih, pri tem pa se beleži tudi revizijska sled vseh sistemskih in uporabniških aktivnosti. Analiziranje teh zapisov s pred-pripravljenimi analizami nam omogoča spremljanje stanja posamezne zadeve, delovnega mesta, oddelka in posledično celotne organizacije v realnem času. Rezultati so lahko prikazani številčno ali grafično, lahko pa se v poljubnih časovnih intervalih pošiljajo preko elektronske pošte ključnim uporabnikom.
Tako lahko posredno sistem prikaže tudi obremenitev in uspešnost posameznega zaposlenega oz. delovnega mesta.
5. Si predstavljate, kako bi bilo vaše delo in odločanje bistveno poenostavljeno, če bi imeli vse nabavne dokumente centralizirane in dostopne na enem mestu?
V današnjem času želijo organizacije zaradi finančnih trendov in narave poslovanja čim prej dobiti bilančne rezultate. Po možnosti takoj na začetku meseca. Večna težava v organizacijah pa so na drugi strani z zamikom potrjeni prejeti računi in njihova obdelava v finančnem sistemu ter zajem spremne dokumentacije, kot so dobavnice, naročilnice, prenosnice, dobropisi itd.
Uvedba sistema ODOS omogoča elektronski zajem vseh oblik računov, avtomatsko obdelavo podatkov iz eRačunov in dvosmerno sinhronizacijo s finančnim sistemom.
Digitaliziran nabavni proces pa zagotovi še povezovanje vhodnih računov s celotno nabavno dokumentacijo (od nabavne potrebe in ponudbe, do naročilnice oz. pogodbe). Sposobnost integracije sistema ODOS z drugimi sistemi (finančnimi, komercialnimi ipd.) omogoča zajem prilagojenih vrst dokumentov in finančnih podatkov, kot so na primer dobavnice, prevzemnice, dobropisi itd.
S tem imate glavne nabavne dokumente na voljo na enem mestu, sprejemanje odločitev pa je s tem nepredstavljivo poenostavljeno.
Če vas zanima, kako lahko z modulom ODOS.Nabava optimizirate in avtomatizirate vaš nabavni proces, smo vam z veseljem na voljo!
6. Z optimizacijo poslovnih procesov lahko dosežemo tudi hitrejše in varnejše dostope do kadrovskih dokumentov
Kadrovska dokumentacija se v organizacijah skoraj vedno vodi na dva popolnoma ločena načina. Osnovni del, ki predstavlja podatke potrebne za obračun plač, je ponavadi elektronski in se običajno nahaja v računovodskih sistemih. Vsa ostala dokumentacija, kot je pogodba o zaposlitvi, odločbe za letni dopust, potrdila o izobraževanjih ipd., pa se običajno shranjujejo v klasičnih registratorjih. Z vidika samega arhiviranja je to popolnoma na mestu, vendar pa si danes želimo veliko več. Predvsem z vidika same varnosti in hitrejšega dostopa do te dokumentacije.
V sistemu ODOS je vsak dokument povezan tudi s pripadajočim procesnim delotokom in po potrebi s spremno dokumentacijo. Pogodbe o zaposlitvi so povezane s procesom elektronskega podpisovanja; dokazila o izobraževanjih so povezana s planom izobraževanj, ponudbami in računi izstavljenimi za ta izobraževanja; odločbe o dopustih so povezane s sistemom za obračun plač in evidenco delovnega časa in še bi lahko naštevali. Kadrovske mape pa na enem mestu, z varovanimi dostopi, povežejo vso pomembno kadrovsko dokumentacijo za vsakega zaposlenega.
7. Optimizacija procesa podpisovanja in usklajevanja pogodb.
Klasično usklajevanje in podpisovanje pogodb je še vedno stalnica v organizacijah, kar v večini primerov predstavlja časovno zelo potraten proces. Proces priprave pogodbe je še vedno veriga zaporednih aktivnosti, ki so mnogokrat brez ustrezne sledljivosti.
Ste pomislili, da lahko pogodbo vsi akterji hkrati, vzporedno usklajujejo, ne da bi bilo potrebno koga čakati ali iskati, kje se je dokument izgubil?
Elektronsko podpisovanje pogodb je v praksi še vedno v povojih in kar nekaj organizacij je do takšnega načina še vedno nezaupljiva. Pojavljajo se vprašanja, kot na primer:
- Je takšna pogodba res zakonodajno skladna in bo na sodišču sprejeta brez težav?
- Kako se takšno pogodbo podpisano s kvalificiranim digitalnim potrdilom shranjuje? Lahko kar na navadnem podatkovnem strežniku, lastnem disku ali ustrezni dolgoročni e-Hrambi?
- Kaj se zgodi, ko poteče veljavnost kvalificiranih digitalnih potrdil podpisnikov?
Na vsa ta vprašanja imamo odgovore v obliki rešitev v našem informacijskem sistemu ODOS ter v povezavi s ponudniki certificirane dolgoročne elektronske hrambe. Vsi postopki priprave, usklajevanja in podpisovanja pogodb so v ODOSu usmerjeno vodeni in podprti z revizijsko sledjo.
Zamudna priprava in usklajevanje pogodb, čakanje na podpis in iskanje pogodb je tako samo še bled spomin, ko to področje uredite s sistemom ODOS.
8. Elektronsko podpisovanje: ena izmed prednosti optimizacije poslovnih procesov.
Obdobje Covida ni prineslo samo veliko težav zaradi organiziranja dela na daljavo, ampak tudi spoznanje, da se lahko marsikatera aktivnost s sodobnimi informacijskimi rešitvami opravi veliko bolj enostavno in predvsem bolj učinkovito. Tudi na daljavo.
Mobilna aplikacija ODOS+ za elektronsko podpisovanje na pametnih mobilnih napravah s sistemoma iOS in Android, elektronsko podpisovanje še dodatno poenostavi, ne glede na to ali govorimo o naročilnicah, računih, pogodbah, potnih nalogih ali dopisih.
Aplikacija je zelo priročna in uporabna na sestankih, službenih potovanjih ali tudi na dopustu, ko poleg sebe nimamo računalnika, a vseeno lahko uredimo potrebne podpise dokumentov in odobritve obrazcev.
Aplikacija ODOS+ na mobilni napravi podpisniku prikaže število novih, v ODOS-u nastalih, zadev in dokumentov za podpis. Podpisnik se na mobilni napravi prijavi v sistem ODOS, preveri vsebino zadev in dokumentov ter s svojim digitalnim potrdilom elektronsko podpiše enega ali več dokumentov/zadev hkrati.
9. Si želite olajšati odločanje in imeti vse podatke in dokumentacijo na dosegu roke, kadarkoli in kjerkoli? Integracija sistemov vam to omogoča!
Živimo v času, ko se na vsakem koraku omenjajo integracije sistemov; prenosi podatkov preko spletnih servisov; kako oblačne in lokalne rešitve komunicirajo med sabo v realnem času in to na način, ki ne obremenjuje uporabnikov ipd. Ena izmed mnogih odlik sistema ODOS je dejanska interoperabilnost oz. medsebojna povezljivost različnih sistemov, baz in portalov.
Uporabniki sistema ODOS tako lahko koristijo baze podatkov kot so AJPES, Bisnode, Petrol, BizBox, eHramba, Setcce, Bankart, Halcom, UJP, eUprava in še mnoge druge. Tako jim ni potrebno več iskati želenih podatkov po različnih sistemih, ampak imajo vse to na razpolago neposredno v sistemu ODOS, ki potem s svojimi povezavami poskrbi, da uporabnik dobi želen podatek neposredno v sistem.
Modularna zasnova sistema ODOS omogoča tudi poljubno povezovanje na nivoju internih podatkovnih zbirk in tako pripomore k zmanjšanju napak in dodatni pohitritvi ter optimizaciji posameznih procesov.
10. Optimizacija poslovnih procesov vodi v večjo preglednost, dosegljivost in lažje obvladovanje poslovne dokumentacije!
S pomočjo sodobnega informacijskega sistema ODOS lahko vzpostavite centralni dokumentni sistem z učinkovitim in hitrim dostopom do dokumentov ter s tem izboljšate učinkovitost vašega poslovanja.
Velika želja vsake organizacije je centralno urejen dokumentni sistem z možnostjo hitrega dostopa do aktualnega in arhivskega gradiva. Ustrezna organizacijska struktura, primeren dokumentni sistem ter standardizirani procesi so potreben pogoj za polnjenje takšne podatkovne zbirke dokumentov. Sistemska integracija delotokov in dokumentov ter usmeritev v popolno digitalizacijo pa nadalje zadosten pogoj za vzpostavitev centralnega dokumentnega sistema.
Sistem ODOS omogoča povezovanje dolotokov in dokumentov po horizontali oziroma na nivoju posameznega procesa, kot po vertikali med različnimi procesi. Tako strukturirana zbirka dokumentov omogoča poljubno iskanje posameznega dokumenta ali procesa. Lahko iščemo dokument skozi določen proces ali pa iz dokumenta pridemo do podatka, v katerih procesih je sodeloval. Revizijske sledi v sistemu ODOS, pa še dodatno obogatijo kronologijo vsakega dokumenta.
Želimo si, da smo vas z navedenimi primeri navdihnili za korak naprej pri odločitvi za digitalizacijo vaših poslovnih procesov. Z bogatimi izkušnjami in strokovnim znanjem s tega področja, vam lahko zagotovimo uspešno optimizacijo poslovnih procesov v vaši organizaciji.
Če ste pripravljeni prevzeti nadzor nad svojimi poslovnimi procesi in jih optimizirati za večjo učinkovitost, nas kontaktirajte na mail prodaja@pia.si. Skupaj bomo raziskali, kako lahko naše storitve prispevajo k izboljšanju in optimizaciji vaših poslovnih procesov in vam zagotovimo hitrejše in bolj učinkovito poslovanje.
