Uvedba informacijskega sistema v organizacijo je kompleksna naloga, ki zahteva skrbno načrtovanje in premišljeno izvajanje. Sistem, kot je ODOS, ki omogoča učinkovito digitalizacijo poslovanja, je lahko izjemno koristen, vendar se organizacije pogosto srečujejo z izzivi, ki bi jih bilo možno omiliti s pravočasnim načrtovanjem in pripravo na uvedbo digitalizacije. V tem članku bomo raziskali ključne točke, ki jih mora organizacija premisliti in urediti za uspešno uvedbo informacijskega sistema.
1. Predstavite prednosti digitalizacije zaposlenim
Pomembno je, da zaposlenim predstavimo prednosti digitalizacije, kot so hiter dostop do podatkov, avtomatizacija določenih delovnih postopkov ter skladnost z zakonskimi zahtevami. Vključevanje zaposlenih v proces digitalizacije je ključno, saj jih tako pravočasno seznanimo s spremembami in jih naredimo za aktivne udeležence v procesu.
2. Izbira ustreznega izvajalca in sistema
Izbira pravega ponudnika informacijskega sistema je ključnega pomena. Sistem mora biti sodoben, z naprednimi funkcionalnostmi, kot sta e-podpisovanje in e-vročanje. Prav tako mora biti skladen z zakonodajo in omogočati povezovanje z drugimi sistemi, ki jih organizacija uporablja. Za javnopravne organizacije je pomembno tudi, da je sistem certificiran pri Arhivu RS. Ponudnik mora nuditi tudi odzivno in kakovostno podporo uporabnikom ter svetovati, kako si lahko optimizirajo delo v sistemu.
3. Pomen vodstva pri uvedbi digitalizacije
Vodstvo ima ključno vlogo pri uvajanju novosti v organizacijo. Spodbujanje sprememb in podpora prehodu na digitalno poslovanje sta ključna za zagotovitev zavezanosti vseh zaposlenih. Vodstvo mora dati jasna navodila, da je uporaba sistema obvezna za vse. S svojo podporo in zgledom vodstvo ustvarja kulturo, ki sprejema novosti in spremembe, kar omogoča gladek in uspešen prehod na digitalno poslovanje. To je ključno za dosego celostne digitalne preobrazbe, ki prinaša dolgotrajne koristi za organizacijo.
4. Opredelite, katero gradivo boste zajemali v sistem
Zelo pomemben korak pri uvedbi informacijskega sistema je priprava ustreznega klasifikacijskega načrta. Ključno je opredeliti, katero vrsto gradiva bo organizacija zajemala v sistem in kako bo to gradivo razvrščeno. Za javnopravne ustanove velja, da mora biti vsa pomembna poslovna dokumentacija shranjena v sistemu, kot je ODOS, ki je certificiran pri Arhivu Republike Slovenije in skladen z zakonodajo.
Javnopravne organizacije morajo za razvrščanje gradiva uporabljati klasifikacijski načrt, določen v Pravilniku o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi (Ur. l. 49/19). Gospodarske organizacije pa imajo pri določanju klasifikacijskega načrta večjo svobodo in lahko prilagajajo svoje načrte glede na specifične potrebe in zahteve poslovanja.
5. Natančno določite naloge in zadolžitve
Pred uvedbo informacijskega sistema je nujno določiti natančno razporeditev nalog. To vključuje delo tajništva oziroma glavne pisarne, vodstva ter ostalih uporabnikov. Pomembno je, da so vsi zaposleni seznanjeni s svojimi nalogami in odgovornostmi v novem sistemu.
Jasna opredelitev nalog omogoča nemoteno uporabo sistema in zagotavlja, da vsak zaposleni ve, kaj se od njega pričakuje.
6. Dosledna uporaba sistema
Uspeh uvedbe informacijskega sistema je odvisen od doslednega izvajanja dogovorjenih procesov. Vsi zaposleni morajo delati v sistemu, saj to omogoča sledljivost in centraliziran dostop do podatkov na enem mestu. Le redna in celostna uporaba sistema omogoča tudi pripravo relevantnih analiz in poročil ter ustrezen prenos gradiva v dolgoročno eHrambo. Vodstvo ima ključno vlogo pri spodbujanju uporabe sistema in mora zagotoviti, da zaposleni razumejo prednosti digitalizacije.
7. Prilagoditev procesov zakonodaji
Določeni postopki v informacijskem sistemu so zakonsko predpisani, zato jih ni mogoče v celoti prilagoditi željam uporabnikov. Zavedanje in spoštovanje teh zakonskih zahtev je ključno za uspešno uvedbo informacijskega sistema. Razumevanje zakonodaje omogoča organizaciji, da se izogne morebitnim pravnim težavam in zagotovi zakonsko skladnost poslovanja. Pomembno je, da vsi uporabniki sistema poznajo te omejitve in jih upoštevajo pri svojem delu, kar prispeva k nemotenemu in zakonitemu delovanju sistema.
8. Izobraževanje uporabnikov
Pri uvedbi informacijskega sistema ni dovolj le poznavanje njegove uporabe. Uporabniki in vodstvo se morajo nenehno izobraževati ter se seznanjati z različnimi zakonodajnimi predpisi, ki so pomembni za poslovanje organizacije. Prav tako je nujno slediti naprednim možnostim, ki jih ponuja digitalizacija. Zelo pomembno je, da vodstvo spodbuja zaposlene in jim omogoča pridobiti digitalne kompetence, ki so ključnega pomena pri digitalni transformaciji organizacije.
9. Določitev skrbnika sistema v organizaciji
Pomembno je določiti skrbnika sistema v organizaciji, ki bo komuniciral z zaposlenimi in jim pomagal na začetku uporabe sistema. Skrbnik igra ključno vlogo pri reševanju začetnih težav in zagotavljanju tekočega prehoda na nov sistem. S svojo podporo in strokovnim znanjem skrbnik zagotavlja, da se morebitne težave hitro rešujejo, kar omogoča nemoteno delovanje sistema in zmanjšuje stres, povezan s prehodom na nov način dela.
10. Postopna uvedba digitalizacije procesov
Svetujemo vam, da se digitalizacije lotite postopoma. Najprej se lotite tistih procesov, ki zahtevajo največ časa in virov. Ko uspešno digitalizirate in optimizirate te procese, nadaljujte z digitalizacijo drugih poslovnih funkcij. Pomembno je izbrati informacijski sistem, ki omogoča digitalizacijo različnih procesov ter omogoča povezave med procesi in z zalednimi sistemi. Tako boste zagotovili celovito in učinkovito digitalno transformacijo, ki bo izboljšala produktivnost in poenostavila poslovanje organizacije. Zato je zelo pomembno izbrati sistem, ki omogoča digitalizacijo več različnih procesov ter povezave med procesi in z zalednimi sistemi.
Uvedba informacijskega sistema ODOS
S skrbnim pristopom, vključevanjem vseh deležnikov in podporo vodstva lahko organizacija uspešno preide na digitalno poslovanje in izkoristi vse prednosti, ki jih prinaša digitalna preobrazba.
Za uspešno uvedbo informacijskega sistema v vašo organizacijo priporočamo sistem ODOS. S sistemom ODOS boste lahko avtomatizirali ključne procese, izboljšali dostop do podatkov ter zagotovili sledljivost in skladnost z zakonskimi predpisi. Utečen imamo tudi sam postopek implementacije sistema in izobraževanja uporabnikov.
Za več informacij in individualno svetovanje nam pišite na prodaja@pia.si. Z veseljem bomo poskrbeli za vse postopke uspešne uvedbe informacijskega sistema ODOS.
Vas zanima še kaj več o digitalizaciji in implementaciji sistema ODOS? Priporočamo, da si preberete spodnje članke:
