Mestna občina Novo mesto je do leta 2008 uporabljala dokumentni sistem za upravljanje in ravnanje z dokumentarnim ter arhivskim gradivom SPIS (Lotus Notes), od leta 2008 do konca leta 2020 pa Elektronsko pisarniško poslovanje (EPP – Zaslon-Telecom).
V septembru 2020 sem imel z našim županom mag. Macedonijem pogovor na temo uporabe dokumentnega sistema v naši upravi, pri čemer sva se oba strinjala, da obstoječi sistem ni najboljši in da obstajajo na trgu boljše rešitve. Dogovorila sva se, da pogledam ponudbe na trgu in preko javnega naročila »v hišo pripeljem najboljšega konja«.
Temeljito smo proučili trg in sisteme, ki so na voljo. Na podlagi preteklih izkušenj, proučevanja trga in poizvedb pri podobnih občinah, smo lažje in temeljito definirali zahteve za nov sistem, ki smo jih opredelili v razpisni dokumentaciji: sistemi so morali vsaj malo temeljiti na Uredbi o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/2018), Zakonu o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/2006) in Zakonu o dokumentarnem in arhivskem gradivu ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/2006).
Oktobra 2020 smo objavili javno naročilo male vrednosti, kjer smo kot pogoj za sodelovanje ponudnikov določili 17 pogojev, ki jih mora izpolnjevati nov dokumentni sistem (implementacija s 1. 1. 2021, certifikacija, evidence, elektronski dokumenti, povezljivost z eUpravo, SPOT-om in varnim elektronskim predalom, napredno iskanje, pooblastila, …).
Prejeli smo 4 pravočasne ponudbe, med katerimi nas je ponudba podjetja PIA d.o.o. najbolj prepričala. O sistemu ODOS smo pridobili tudi mnenja številnih občin, ki ODOS že uporabljajo, kjer smo pa v veliki večini pridobili samo pozitivna mnenja o sistemu kot tudi o podpori uporabnikom.
Z izbranim ponudnikom smo novembra 2020 sklenili dve pogodbi, in sicer pogodbo o implementaciji in pogodbo o uporabi in vzdrževanju. S pogodbo o implementaciji smo dogovorili predvsem tehnične vidike migracije dokumentov in zadev iz prejšnjega sistema v sistem ODOS in pa datum začetka uporabe sistema (4. 1. 2021). V pogodbi o uporabi in vzdrževanju imamo dogovorjene relacije s podjetjem PIA d. o. o. za čas uporabe njihovega sistema (moduli, trajanje, cena in drugo).
Večino stvari smo uredili oziroma prenesli iz prejšnjega sistema v novega že do novoletnih praznikov, nekatere malenkosti pa nam je ponudnik novega dokumentnega sistema urejal še med novoletnimi prazniki, kar je potrebno še posebej pohvaliti.
V torek, 5. 1. 2021 smo imeli s ponudnikom na daljavo že prvo izobraževanje za sodelavce v glavni pisarni, v četrtek za vodstvo in naslednji torek za vse ostale zaposlene.
Kot je to običajno pri vsakih novostih, so se sodelavci različno odzvali na nov dokumentni sistem (od graj do pohval). Osebno sem mnenja, da nam sistema sigurno ne bi uspelo osvojiti v tako kratkem času, če bi pobuda za zamenjavo sistema prišla od spodaj (od zaposlenih). Imeli smo celo primer, ko je zaposleni klical župana in se razburjal. Mimogrede, danes je sodelavec vzoren uporabnik novega dokumentnega sistema in ne pogreša prejšnjega.
V prvem mesecu je bilo sicer potrebnih kar nekaj prilagoditev, tako na strani uporabnikov kot ponudnika. S strani sodelavcev je bilo največkrat slišati »v prejšnjem sistemu smo pa to imeli tako in tako, zdaj pa je drugače«.
Lahko rečem, da smo sistem zelo dobro osvojili v dveh do treh mesecih. V tem obdobju sem se večkrat vprašal ali bo moj mobilni telefon prenesel toliko klicev, vendar nam je uspelo.
Seveda bi bila pot lahko tudi bistveno težja, če v prvi vrsti ne bi za spremembo stalo vodstvo oziroma kar naš župan osebno, same pohvale imam tudi za celotno ekipo ponudnika in pa nenazadnje tudi na svoje sodelavce, s katerimi smo se skupaj naučili uporabljati nov sistem.
Avtor prispevka: Aleš Kuretič, ales.kuretic@novomesto.si, Mestna Občina Novo mesto
