Zagotavljanje varnosti podatkov, še posebej osebnih, mora biti skrb vsakega upravljavca in posledično pogodbenega obdelovalca (osebnih) podatkov. V preteklih dveh letih smo pri razvoju sistema ODOS zato namenili velik del aktivnosti razvoju posebne funkcionalnosti, ki omogoča varno izmenjavo dokumentov znotraj sistema ODOS. Zato je skrb za varno izmenjavo podatkov za uporabnike ODOS odveč.
Izmenjava datotek in občutljivih podatkov preko elektronske pošte namreč ni varna, podatki pa v tem primeru popolnoma nezaščiteni potujejo med poštnimi strežniki in lahko zelo preprosto pridejo v obdelavo nepooblaščenim osebam. Zato naše uporabnike intenzivno in pogosto ozaveščamo o pomenu varovanja podatkov, o pomembnosti sklenitve pogodb o obdelavi osebnih podatkov in zaščiti njihovih interesov. Naše naročnike sistema ODOS spodbujamo k nujnosti ureditve varnostne politike v organizaciji ter politike gesel ter o nujnosti ozaveščanja in izobraževanja zaposlenih na področju varovanje podatkov.
Preko izmenjevalnega modula v sistemu ODOS, pošiljatelj pošlje zaščitene datoteke prejemniku znotraj sistema ODOS. Pri tem prejemnik ni nujno tudi uporabnik sistema ODOS.
Prejemnik je s sporočilom, opremljenim s povezavo do datotek, na svoj elektronski naslov obveščen o tem, da naj prevzame podatke in datoteke. Na telefon prejme sporočilo o tem, da ga v e-poštnem nabiralniku čaka zadeva ter kodo za dostop do podatkov. Prejemnik s klikom na povezavo v elektronskem sporočilu in vnosom gesla dostopi do zaščitenih datotek in podatkov v ODOSu. Ko podatke uredi, dopolni in / ali podpiše datoteko, jih s funkcijo »povleci in spusti« povleče nazaj na ustrezno mesto na povezavi ter jih potrdi. S tem naloži v ODOSu pošiljatelja novo, urejeno verzijo datoteke. Pošiljatelj pa je o prejemu obveščen na svoj e-naslov in lahko potem v ODOSu podatke naprej varno obdeluje. Vse naveden obdelave in delo z datotekami in podatki pa se seveda beležijo tudi v revizijski sledi v ODOSu, tako da ima naročnik vpogled v dogajanje in zagotovljeno sledljivost dela.
Vsi naročniki ODOSa so to novo funkcionalnost pridobili v sklopu nadgradnje sistema v lanskem letu.
