Primer iz prakse: Digitalizacija nabavnega procesa s sistemom ODOS

Vam je poznan spodnji primer?

Izziv

Organizacija se je soočala z nepovezanimi nabavnimi procesi, kjer so bili naročilnice, pogodbe, dobavnice in računi shranjeni v različnih sistemih, v različnih mapah in tudi v tiskani obliki pri različnih osebah. Zaradi ročnega usklajevanja dokumentov je prihajalo do napak, zamud pri potrjevanju in težav pri finančnem načrtovanju. Prav tako ni bilo enostavnega vpogleda v razpoložljiva sredstva, kar je oteževalo načrtovanje nabav.

Brez ustrezne digitalne podpore za eNabavo, so bili nabavni postopki zamudni, nepregledni in pogosto neučinkoviti.

Organizacija se je odločila za uvedbo naprednega informacijskega sistema ODOS, ki med drugim omogoča tudi celostno digitalizacijo nabavnega procesa, medsebojno povezavo modulov sistema ter različne integracije z zalednimi sistemi.

Kako deluje povezanost modulov znotraj sistema ODOS?

• Nabavne potrebe – zaposleni oddajo nabavne zahtevke v ODOS, kjer jih vodstvo odobri. Na podlagi potrjene nabavne potrebe se avtomatsko kreira naročilnica ali pogodba, odvisno od izbranega tipa nabavnega postopka. Vse relevantne informacije iz nabavne potrebe se samodejno prenesejo na naročilnico ali pogodbo, kar zagotavlja enotnost podatkov in odpravi ponovne ročne vnose. Nabavna potreba se s tem avtomatsko poveže z naročilnico ali pogodbo, kar omogoča večjo preglednost, hiter dostop do vseh pomembnih podatkov in dokumentov vezanih na nabavni postopek ter lažje in hitrejše odločanje.
• Naročilnice in pogodbe – po potrditvi so pogodbe in naročilnice neposredno povezane z nabavnimi potrebami.
  • Elektronsko podpisovanje – naročilnice in pogodbe lahko odgovorne osebe elektronsko podpišejo v sistemu ODOS, kar omogoča hitro, varno in pravno veljavno podpisovanje dokumentov. Preko mobilne aplikacije ODOS+ je potrjevanje in elektronsko podpisovanje omogočeno tudi na mobilnih napravah.
  • Dodajanje opomnikov – na podlagi dodanih opomnikov sistem omogoča samodejno obveščanje o rokih dobave naročenega blaga in storitev ter o poteku pogodb, kar omogoča pravočasno ukrepanje in zmanjšuje tveganja za zamude.
  • Možnost usklajevanja in kroženja pogodb – pred potrditvijo se lahko pogodba elektronsko usklajuje med različnimi oddelki, s čimer se zagotovi skladnost s pravnimi, finančnimi in operativnimi zahtevami.
  • Dodajanje zavarovalnih instrumentov – bančnih garancij, zavarovanj ipd.
• Prevzem blaga in storitev – v sistemu ODOS se lahko izvede tudi postopek prevzema, s čimer se v celotni nabavni postopek povežejo tudi dokumenti, kot so dobavnice, prevzemnice ipd.
• Prejeti računi in likvidacija – sistem ODOS omogoča avtomatski zajem prejetih računov v knjigo prejete pošte v ODOSu, ne glede na način prejema (BizBox, UJPnet, Bankart, elektronska pošta).
  • Po prejemu se račun prenese v proces likvidacije v sistemu ODOS, kjer ga lahko hkrati pregleduje in potrjuje več oseb, kar pospeši postopek odobritve. Lahko pa se preko povezave s finančno aplikacijo prenese v potrjevanje tudi v finančno aplikacijo.
  • Povezava z nabavnim postopkom – prejeti račun lahko ob likvidaciji računov v sistemu ODOS povežete z ustreznimi dokumenti nabave (nabavna potreba, naročilnica, pogodba, prevzem), s čimer se na račun prenesejo tudi dokazila o izvedeni nabavi in prevzemu. To omogoča podpisnikom enostavno in hitrejše odločanje, saj imajo vse potrebne informacije na enem mestu.
  • Če je izvedena tudi povezava s finančno aplikacijo, se podatki o računu in njegovem statusu samodejno prenesejo tudi v finančno aplikacijo, kar omogoča ažurno spremljanje finančnega stanja in realizacije obveznosti.

 Integracija sistema ODOS z zalednimi sistemi

• Povezava s finančnimi sistemi – sistem ODOS omogoča povezavo s finančnimi aplikacijami, kar že na ravni nabavne potrebe omogoča vpogled v razpoložljiva sredstva. Tako lahko odgovorni pred potrditvijo nabavne potrebe preverijo, ali ima organizacija na voljo dovolj sredstev za izvedbo nabave. Poleg tega se med sistemom ODOS in finančno aplikacijo izmenjujejo podatki o realizaciji in predobremenitvah, kar omogoča natančno načrtovanje porabe sredstev. Po potrditvi nabave se podatki o naročilnicah, pogodbah in računih samodejno prenašajo v finančno aplikacijo, kar odpravlja potrebo po ročnem vnosu, vpogledih v različne sisteme ter pospeši obdelavo finančnih podatkov. Z učinkovito povezavo z zalednimi sistemi digitalizacija nabavnega procesa doseže popolno učinkovitost in preglednost.
• Integracija s ponudniki certificirane dolgoročne eHrambe – vsi nabavni dokumenti (naročilnice, pogodbe, računi ipd.) se po zaključku postopka lahko samodejno prenesejo v dolgoročno eHrambo, ki zagotavlja varno in zakonsko skladno hrambo. Kar je še posebej pomembno za eRačune. Tako se zagotovi, da tudi dolgoročna hramba podpira celovit koncept, ki ga omogoča digitalizacija nabavnega procesa. 

Ključne prednosti, ki jih prinaša digitalizacija nabavnega procesa

✅ Avtomatizacija in optimizacija procesov – dokumenti in podatki se samodejno povezujejo in prenašajo med moduli in zalednimi sistemi (prenos računa v finančno aplikacijo, prenos dokumentov v dolgoročno eHrambo ipd.).

✅ Zmanjšanje napak – avtomatsko povezovanje podatkov in dokumentov iz nabavnih potreb, naročilnic, pogodb in računov zmanjšuje tveganje za napake.

✅ Preglednost in dostopnost podatkov – vsi dokumenti in ključne informacije so centralizirani in povezani, kar omogoča hiter dostop do vseh faz nabavnega postopka.

✅ Pospešitev finančnih procesov – ni podvojenih vnosov in vpogledov v različne sisteme, hitrejše odločanje, natančen prenos podatkov med moduli in sistemi…

✅ Boljše finančno načrtovanje – povezava s finančno aplikacijo omogoča vpogled v razpoložljiva sredstva že na ravni nabavne potrebe, kar omogoča boljši nadzor nad porabo in pravočasne pravilne odločitve.

✅ Zakonska skladnost – zagotovljena je zakonska skladnost postopkov, revizijska sledljivost, prenos v dolgoročno eHrambo omogoča ustrezno veljavnost elektronskih podpisov ter dolgoročno varno hrambo dokumentacije.

✅ Učinkovito upravljanje pogodb in naročilnic –opomniki o potekih rokov, elektronsko kroženje pogodb in pregledna evidenca zagotavljajo boljši nadzor nad izvajanjem pogodb in naročilnic.

Končen rezultat digitalizacije nabavnega procesa

Z uvedbo sistema ODOS ter povezav z ustreznimi zalednimi sistemi je organizacija dosegla popolno sledljivost nabavnega procesa, avtomatizacijo ključnih postopkov in zakonsko skladnost. Digitalizacija nabavnega procesa je pospešila obdelavo nabavnih dokumentov, zmanjšala administrativne obremenitve in omogočila boljše odločanje na podlagi točnih in ažurnih podatkov. Vse informacije in dokumenti so povezani, kar zagotavlja učinkovit nadzor, hitrejše postopke in večjo preglednost in hitrejše izvajanje procesov e-nabava.