Vsi, ki ste pri svojem poslovanju zavezani k predpisom Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP) ste gotovo seznanjeni tudi z novo Uredbo o spremembah in dopolnitvah Uredbe o upravnem poslovanju (v nadaljevanju UUP), objavljeno v Ur.l. št. 68, dne, 13.5.2022. Uredba stopi v veljavo 15. dan po uveljavitvi.
Sprememba UUP razrešuje številne nejasnosti v zvezi z elektronskim podpisovanjem dokumentov, pripravljenih s pomočjo informacijskega sistema. Dodatno k urejanju tega področja prispeva tudi Zakon o debirokratizaciji.
Opušča se faksimile podpisa kot samostojna oblika elektronskega podpisa dokumentov, kreiranih in podpisanih v DMS. Po novem bo tudi na dokumentu, podpisanem s faksimili, t.i. »ploščica epodpisa«, ki bo vsebovala navedbe, ki jih zahteva 5. točka 63. a člena UUP, ki se bo tudi izpisala na fizični kopiji elektronskega dokumenta.
Omogočili bomo samodejno izdelavo Potrdil o skladnosti kopij dokumentov iz ODOSa, žigosanih z elektronskim žigom organa oziroma samodejno izdelavo Poduka prejemniku, da lahko zahteva Potrdilo o skladnosti kopije z izvirnikom (členi UUP od 65. dalje).
Ustrezno kreirane fizične kopije elektronskih dokumentov, ki jih boste pripravljali in podpisali v ODOSu, se bodo ustrezno, skladno z določili prenovljene UUP, evidentirale kot priloga izvirnega dokumenta v zadevi in jih boste lahko poslali preko izhodne pošte iz sistema ODOS, s čemer bomo zagotovili ustrezno evidentiranje dokumentov ter sledljivost dela z njimi.
Da boste pripravljeni na delo skladno s prenovljeno UUP, vas želimo usmeriti na ureditev elektronskega žiga organa, ki bo potreben za izdajo Potrdil o skladnosti fizičnih kopij dokumentov v elektronski obliki, kot navajajo novi členi od 65. dalje. O pridobitvi elektronskega žiga si preberite tukaj.
Kljub temu, da zadnja sprememba UUP v 12. členu določa 12 mesečno obdobje za prilagoditev informacijskih sistemov za vodenje evidence dokumentarnega gradiva, bo ODOS novim zahtevam prilagojen veliko prej, predvidoma do konca poletja in tako boste tisti, ki pri svojem delu uporabljate ODOS, lahko poslovali skladno z zahtevami zakonodaje v zelo kratkem času, transparentno, hitro in brez napak.
