Predstavljamo vam mnenje Petra Čurča, našega vodja projektov, ki z vami deli svoje navdušenje in izkušnje.
Modul ODOS Pogodbe je zasnovan natančno tako, kot je proces pogodb. Poteka tudi v fizični obliki. V bistvu je na nek način preslikava tega procesa.
V ODOSu lahko vodimo bodisi nove, bodisi obstoječe pogodbe. Le te lahko povežemo z zadevami iz modula Upravno poslovanje, VIP Zavodi in VIP. Posledično je dokument POGODBA VIDEN TAKO V MODULU POGODBE kot v modulu UPRAVNO POSLOVANJE, VIP Zavodi in VIP. Na začetnem koraku izpolnimo elektronski obrazec z vsemi obveznimi podatki.
Tudi pri modulu Pogodbe imamo možnost POVEZAVE Z RAZLIČNIMI FINANČNIMI APLIKACIJAMI. V tem primeru skrbnik pogodbe, ob vnosu obveznih podatkov, PRIDOBI tudi INFORMACIJO – KOLIKO SREDSTEV ŠE IMA NA VOLJO NA POSAMEZNI POSTAVKI. Če sredstev na postavki ni dovolj, se tudi proces vodenja pogodb v ODOSu ustavi in je potrebna prerazporeditev postavk v finančni aplikaciji. Ko oz. če imamo sredstva na voljo in vnesemo ustrezen znesek pogodbe, definiramo še pregledovalce in same podpisnike pogodb. Pregledovalci se lahko nastavijo predhodno po dogovoru. Pogodba gre v pregled vzporedno, kar je odlična zadeva, saj morebitne pripombe vnašajo in vidijo vsi hkrati. Popravke vsebine dokumenta oz. pogodbe lahko urejamo kar znotraj modula. Kot tudi za vse ostale zadeve tudi o pogodbah vsi pregledovalci dobijo obvestilo po elektronski pošti, da jih v ODOSu čaka nova pogodba za pregled. Ko pregledovalci uspešno potrdijo svoj pregled, gre takšna pogodba najprej h končnemu podpisniku v organizaciji.
S pomočjo posebne funkcionalnosti v ODOSu, ki omogoča varno izmenjavo dokumentacije, pa lahko po elektronski odobritvi pogodbe v organizaciji, kar prek modula Pogodbe, pošljemo pogodbo v elektronski podpis še k zunanjemu podpisniku ali več njih. Po podpisu s strani vseh podpisnikov se podpisana pogodba že vidi na zadevi v modulu ODOS Pogodbe kot nova verzija predhodno pripravljenega dokumenta. Lahko pa seveda pogodbe podpišemo tudi fizično in jih skupaj s predhodno natisnjenim spremnim listom »poskeniramo« v sistem. Vendar glede na to, da smo v času digitalizacije, bo ta proces počasi šel v pozabo.
Po tem koraku, ko imamo obojestransko podpisano pogodbo shranjeno v ODOSu, je naloga skrbnika pogodbe zgolj to, da takšno pogodbo da v spremljanje in tisti trenutek se, v primeru povezave s finančno aplikacijo, v finančni aplikaciji avtomatsko odštejejo predvidena sredstva na izbrani postavki. Hkrati pa je podpisana pogodba na vpogled tudi v finančni aplikaciji.
Kot projektnemu vodji mi modul Pogodbe zelo olajša delo in si dela brez njega sploh ne znam več predstavljati. In kar mi je še posebno všeč je to, da si lahko nastavim opomnik za posamezno pogodbo in me ODOS o poteku posameznih pogodb obvesti na elektronski naslov, kar pomeni, da si ne rabim voditi dodatnih opomnikov glede poteka rokov pogodb. ODOS Pogodbe je modul, brez katerega svojega dela niti približno ne bi mogel opravljati tako učinkovito kot ga.
Modul ODOS Pogodbe vam zaradi vsega navedenega toplo priporočam.
Na voljo smo vam za dodatne nasvete in pomoč pri digitalizaciji tega procesa. Kontaktirajte nas na mail prodaja@pia.si in z veseljem se bomo odzvali na vaše povpraševanje.
Avtor prispevka: Peter Čurč, vodja projektov v PIA d.o.o.
