ODOS, sistem za digitalizacijo vašega poslovanja omogoča, da preprosto in v kratkem času digitalizirate procese v vaši organizaciji. Na takšen način lahko pohitrite izvajanje postopkov in s tem učinkovitost dela, močno zmanjšate možnost človeških napak, zagotovite zgodovino in sledljivost izvajanja dela na zadevi, optimizirate postopke ter zmanjšate stroške poslovanja.
ODOS je prilagojen tako za organizacije, ki morate postopke voditi po ZUP, kot tudi za vse ostale organizacije in podjetja vseh tipov in velikosti, ki ZUPu niste zavezani. Z modularno zasnovo omogoča postopno digitalizacijo vseh procesov.
Razlogi, za uvedbo digitalizacije s sistemom ODOS so številni:
- Digitalizacija v naši družbi vse bolj postaja realnost. Ne samo, da omogoča hitrejše, enostavnejše in preglednejše razporejanje dela znotraj same organizacije, ampak se poenostavi in pohitri tudi posredovanje izhodnih podatkov in dokumentov k naslovnikom, saj lahko z elektronskim podpisovanjem ter elektronskim pošiljanjem in elektronskim vročanjem naslovnik prejme dokument v nekaj trenutkih, ko le-ta v sistemu nastane in je elektronsko podpisan.
- Povezljivost z ostalimi aplikacijami, ki jih za različne namene uporabljate v vaši organizaciji omogoči, da si zunanje aplikacije in ODOS izmenjujejo podatke in dokumente, s čimer se vse ključne informacije za odločanje ter dokumente, ki morda nastanejo v zunanjih aplikacijah, usmeri v centralni sistem ODOS, ki poskrbi za njihov sprejem ter nadaljnjo obdelavo ali pa za odpremo prejemniku.
- Za občine in druge javne ustanove, ki so zavezane k postopkom po ZUP, ODOS z moduloma Upravno poslovanje in VIP/Zavodi, podpira vse postopke po ZUP. Kar pomeni pred-nastavljeno izbiro postopka, sledenje rokom izvedbe postopkov in opozarjanje na roke izvedbe, vodenje rokov pritožbe, vodenje rokovnika, kreiranje dosjejev, skratka vse, kar mora izvajati in voditi moderna organizacija.
- ODOS omogoča natančno sledljivost, kdaj je dokument ali vloga prispela, kdaj in komu je bila signirana, kdaj jo je zaposleni prevzel in začel z delom na zadevi. V ODOSu so omogočeni avtomatični opomniki o izteku rokov. Uporabnike sistem obvešča o dodeljenih zadevah preko elektronske pošte, v kateri se nahaja link, ki vodi do zadeve v sistemu.
- ODOS omogoča transparenten pregled nad reševanjem zadev: vodstvu omogoča pregled, koliko vlog imajo strokovni sodelavci v obravnavi, na voljo so tudi razne analize dela po različnih filtrih in pa izdelava (upravnih) poročil.
- Sistem ODOS vam omogoča, da imate vso dokumentacijo in podatke dostopne na enem mestu, najdete jih zgolj z nekaj kliki, skladno z nastavljenimi pravicami. To omogoča boljši pregled, lažji dostop, predvsem pa hitrejše reševanje postopkov zaposlenim. Vse to pa vodi k večjemu zadovoljstvu končnih uporabnikov.
- V primeru odsotnosti so v ODOSu omogočena delna ali celotna pooblastila, s katerimi lahko nadomestna oseba rešuje zadeve odsotnega sodelavca.
- Certifikat Arhiva Republike Slovenije potrjuje, da je ODOS, skladno s Pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah za informacijske sisteme (Ur.l. 118/2020, Priloga 8), zakonsko skladen informacijski sistem za podporo postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki in za podporo elektronske pošte in elektronskega podpisa.
