Predstavljamo vam mnenje Alme Rehberger, naše vodje projektov, ki z vami deli svoje navdušenje in izkušnje.
Z modulom VIP za evidentiranje vhodne in izhodne pošte naprednega informacijskega sistema ODOS bo vaše podjetje pridobilo orodje, ki bo v veliki meri razbremenilo vaše zaposlene, tako tajništvo kot tudi ostale uporabnike
Od nabavne potrebe in pridobivanja ter ocenjevanja ponudb do izdaje naročilnice ali pogodbe. Številne funkcionalnosti uporabnikom močno olajšajo vodenje nabavnega procesa skladno z zakonodajo, ne glede na vrsto in velikost organizacije.
Spodaj naštete funkcionalnosti so nekatere izmed mnogih, ki vašim zaposlenim olajšajo in pohitrijo delo, tako vam ostane več časa za reševanje drugih službenih obveznosti, kar omogoča večjo učinkovitost zaposlenih na drugih področjih. Konkretne izboljšave se poznajo tudi v transparentnosti in preglednosti poslovanja.
Z modulom VIP zagotovo ne boste več izgubljali časa in energije za iskanje dokumentov ali zadev, saj je to v sistemu ODOS hitro in enostavno. S pomočjo iskalnikov in številnih filtrov v samo nekaj sekundah najdete dokument in zadeve. Tako modul VIP poskrbi, da je vaša prejeta in poslana pošta pregledna in dostopna v kateremkoli trenutku.
Masovni zajem papirne prejete pošte omogoča hkratno skeniranje več vhodnih dokumentov.
Omogočen je tudi zajem elektronske pošte in zajem s portalov. Vsa zajeta pošta pa se enostavno in hitro klasificira in razporeja v reševanje skladno z vašimi delotoki in pravicami zaposlenih.
Zelo priročno je obveščanje uporabnikov o novih zadevah ali dokumentih dodanih v zadevo, saj ste o vsaki spremembi obveščeni na mail. V mailu se nahaja povezava, preko katere lahko neposredno dostopate do zadeve, tako vam je ni potrebno še dodatno iskati med »mojimi zadevami«.
Dodajanje lastnih ali izhodnih dokumentov je možno na več načinov, glede na trenutno situacijo se lahko odločite za vam najbolj ustreznega (skeniranje, kopiraj / lepi, dodajanje iz lokalnega računalnika, ali meni najboljši Drag & Drop (povleci in spusti), na ta način lahko v sistem dodate tudi več dokumentov hkrati).
Precejšnja prednost pri pripravi izhodne pošte je uporaba vnaprej pripravljenih predlog, ki omogočajo hitro in zanesljivo pripravo izhodnega dokumenta. Vsak zaposlen si lahko pripravi svoje predloge ali uporablja skupne. Po potrebi je te tudi možno urejati. Vsebina dokumentov se lahko ureja znotraj ODOSa, tako odpade prenos in shranjevanje dokumenta na lasten računalnik ter zasedanje prostora, sploh v primeru večkratnega popravka oziroma več verzij dokumenta. V ODOSu se vse verzije dokumenta hranijo in je možen vpogled ter prav tako urejanje ali odstranjevanje določene verzije.
Tiskanje kuvert iz ODOSa, vašo pripravo izhodne pošte močno pohitri saj lahko iz ODOSa natisnete kuverto z vsemi potrebnimi podatki (vaš logotip, «poštnina plačana …« in vsemi podatki naslovnika). Tako odpade ročno pisanje kuvert in s tem žulji na vaših rokah 😊 ali pa strošek, ki nastane ob pripravi prednatisnjenih kuvert. Možnost masovnega tiskanja pa vaše delo še dodatno olajša.
Tiskanje kuvert, knjiga poslane pošte, popis oddanih pošiljk ter tudi razne analize se kreirajo avtomatsko s kreiranjem izhodne pošte.
Poskrbljeno je tudi za varno izmenjavo ali pošiljanje dokumentacije v podpis, tudi osebam izven vaše organizacije. Za dodatno varnost je možno poskrbeti še s pošiljanjem SMSa z geslom za prevzem dokumentacije.
Z uvedbo modula VIP odpade kar precej dodatnih del pri pisarniških aktivnostih, ki so sicer potrebne pri poslovanju. Za dodatne nasvete pri digitalizaciji tega procesa smo vam z veseljem na voljo. Tudi po implementaciji smo vam vedno na voljo, tako skrbnik na naši strani kot naša odzivna in prijazna služba podpore uporabnikom.
Za več informacij smo vam na voljo, pišite nam na prodaja@pia.si.
Avtor članka: Alma Rehberger, vodja projektov v PIA d.o.o.
