Elektronsko podpisovanje: Kako deluje, vrste in prednosti

Vsakodnevno tiskanje in podpisovanje dokumentov zahteva veliko časa, hkrati pa lahko povzroči zmedo in neorganiziranost pri upravljanju dokumentacije. Prav zato je digitalizacija dokumentov in uvedba elektronskega podpisovanja ključnega pomena za bolj učinkovito in pregledno poslovanje. Elektronsko podpisovanje je ključni del digitalizacije poslovanja in postaja vse bolj uporabljeno tako v zasebnem kot javnem sektorju.  Elektronski podpis omogoča, da dokumente podpišemo brezpapirno, varno in pravno veljavno. 

V tem članku bomo podrobneje raziskali, kako elektronski podpis deluje, katere vrste poznamo, kakšne so njegove ključne prednosti ter kako ga lahko preprosto uvedete v svoje poslovanje.

Zakonodaja glede elektronskega poslovanja v Sloveniji

V Sloveniji področje elektronskega podpisovanja urejajo različni zakoni in predpisi, ki zagotavljajo pravno veljavnost elektronskih podpisov. To je ključnega pomena, saj s tem zagotovimo, da so elektronski podpisi pravno veljavni in imajo enak učinek kot lastnoročni podpisi, kar omogoča brezskrbno poslovanje ter zaščito pred morebitnimi pravnimi izzivi. Pravilna uporaba elektronskega podpisovanja tako zagotavlja pravno varnost in zanesljivost v poslovnih procesih.

•  Evropska uredba o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja (eIDAS), ki določa standarde za elektronsko podpisovanje, elektronske pečate in druge storitve zaupanja. eIDAS zagotavlja pravno veljavnost elektronskih podpisov v vseh članicah EU.
• Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) – slovenski zakon, ki dopolnjuje uredbo eIDAS in ureja elektronsko poslovanje ter podpisovanje v Sloveniji.
• Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP) in drugi specifični zakoni, ki urejajo posamezna področja.

Elektronsko podpisovanje: Kako vam lahko olajša poslovanje?

Pet ključnih razlogov, zakaj je elektronsko podpisovanje tako pomembno in zakaj bi moralo biti del vašega vsakdana:

1. Zakonska skladnost in pravna veljavnost: Elektronsko podpisovanje postaja za javnopravne organizacije obveza, saj jih k temu zavezujejo zakonodajni predpisi in priporočila. Elektronski podpisi imajo enako pravno veljavnost kot lastnoročni podpisi, kar zagotavlja zanesljivost in skladnost z zakonskimi zahtevami.
2. Hitrost in učinkovitost: Elektronsko podpisovanje je bistveno hitrejše in bolj učinkovito kot tradicionalno podpisovanje na papirju. Namesto čakanja na fizični podpis in pošiljanje po pošti lahko dokumente podpišete kjerkoli in kadarkoli z le nekaj kliki, kar vodi do občutnega prihranka časa in hitrejše izvedbe poslovnih procesov. Elektronsko podpisane dokumente lahko nato preprosto izmenjate in shranite v digitalni obliki, saj so v tem primeru elektronski dokumenti originali.
3. Enostavnost in boljša uporabniška izkušnja: Z ePodpisovanjem lahko dokumente podpišete enostavno in hitro. Možnost elektronskega podpisovanja preko mobilnih naprav prinaša večjo fleksibilnost, saj omogoča podpisovanje na daljavo, kjerkoli je na voljo internetna povezava. Prav tako lahko z nekaj kliki hkrati podpišete več dokumentov, kar močno izboljša uporabniško izkušnjo.
4. Optimizacija procesov: Elektronsko podpisovanje omogoča optimizacijo poslovnih procesov, prihranek časa in zmanjšanje stroškov. Z avtomatizacijo procesov podpisovanja dokumentov in potrjevanja elektronskih obrazcev lahko bistveno izboljšate učinkovitost poslovanja. Poleg tega elektronski sistemi zmanjšujejo možnost napak, kot so manjkajoči podpisi ali napačno izpolnjeni obrazci.
5. Zmanjšanje stroškov in okoljska prijaznost: Elektronsko podpisovanje pomaga pri zmanjševanju uporabe papirja in tiskalnikov, kar prispeva k okoljski trajnosti. Zmanjšujejo se tudi stroški tiskanja, pošiljanja in shranjevanja dokumentov, kar prinaša znatne finančne prihranke.

Vrste elektronskih podpisov

• Osnovni elektronski podpis: enostaven podpis, kot je na primer podpis s prstom/pisalom na tablici. Ni primeren za visoko tvegane ali pravno pomembne transakcije.
• Napredni elektronski podpis: omogoča preverjanje identitete podpisnika in zagotavlja, da podpis ni bil spremenjen po podpisu.
• Elektronski podpis s kvalificiranim digitalnim potrdilom (SIGEN-CA, Halcom one, Rekono): najvišja raven varnosti, ki ima enako pravno veljavnost kot lastnoročni podpis in se uporablja za podpis poslovno pomembnih dokumentov.

Veljavnost elektronskih podpisov

Uvedba e-podpisa je zelo priporočljiva, vendar se pogosto zgodi, da organizacije ne upoštevajo zakonodaje, kar lahko privede do neveljavnosti podpisa. Zato smo tukaj povzeli glavne smernice. Po uredbi eIDAS je elektronski podpis pravno veljaven in ima enak učinek kot lastnoročni podpis, če:

• je uporabljen kvalificirani elektronski podpis, ki temelji na kvalificiranem digitalnem potrdilu,
• je potrdilo izdano s strani zaupanja vrednega overitelja, ki je registriran v EU.

Za zagotavljanje dolgoročne veljavnosti elektronskih podpisov se uporablja časovno žigosanje, ki omogoča preverjanje pristnosti in veljavnosti podpisa tudi v prihodnosti. S prenosom elektronsko podpisanih dokumentov v dolgoročno eHrambo, kjer se hranijo v skladu z zakonskimi zahtevami in standardi, je zagotovljeno tudi varno upravljanje ter ohranjanje celovitosti, pravne veljavnosti in dostopnosti elektronsko podpisanih dokumentov skozi celoten čas hrambe.

Ali lahko elektronski podpis nadomesti lastnoročnega?

Da, elektronski podpis lahko nadomesti lastnoročnega, če gre za kvalificirani elektronski podpis. Ta je zakonsko priznan v vseh članicah EU in ima enako dokazno vrednost kot tradicionalni podpis na papirju. Zaradi varnosti in pravne veljavnosti je še posebej primeren za sklepanja pogodb, uradne dokumente ter finančne in pravne transakcije. Kvalificirani elektronski podpis je zlasti primeren za podpisovanje pogodb, uradnih dokumentov, finančnih transakcij in drugih pravno zavezujočih aktov. Podjetja in organizacije, ki so že uvedla elektronsko podpisovanja so znatno pohitrila poslovne procese in zmanjšala stroške.

Možnosti elektronskega podpisovanja v informacijskem sistemu ODOS

Elektronsko podpisovanje je sestavni del informacijskega sistema ODOS že več let, kar omogoča enostavno in varno upravljanje dokumentov. 

Sistem podpira več načinov elektronskega podpisovanja, s čimer uporabnikom omogoča prilagodljivost glede na zahteve poslovnih procesov ter pomembnosti podpisanih dokumentov in zagotavlja učinkovitost pri delu.

Elektronsko podpisovanje preko pametnih predlog

Uporabniki lahko izkoristijo prednost elektronskega podpisovanja preko pametnih predlog dopisov, ki lahko imajo vnaprej pripravljeno vsebino, kar še dodatno olajša delo. Elektronsko podpisovanje se izvede v postopku priprave izhodne ali interne pošte v sistemu ODOS, pri čemer se tako podpisan dokument lahko tudi elektronsko vroči prejemniku kar iz sistema ODOS. Pri tem načinu lahko dokument elektronsko podpiše s KDP (kvalificirano digitalno potrdilo) več podpisnikov.

Elektronsko podpisovanje prilog

Med pripravo izhodne pošte je možno v sistemu ODOS elektronsko podpisati tudi priloge v PDF formatu, ki so priložene izhodni pošti.

Elektronsko podpisovanje PDF dokumentov z določitvijo mesta podpisa

V sistemu ODOS lahko dokumente v PDF formatu opremite tudi z mesti podpisa, kamor se v procesu podpisovanja prilepi ploščica digitalnega potrdila podpisnikov. Tako opremljen dokument se lahko v sistemu ODOS elektronsko podpiše v postopku priprave izhodne ali interne pošte ali v procesu podpisovanja dokumentacije (glej spodaj). V tem primeru je omogočeno elektronsko podpisovanje več podpisnikov s KDP na levi ali na desni strani. Lahko pa se tako opremljen dokument z mestom podpisa, v podpis pošlje po elektronski poti tudi uporabnikom izven sistema ODOS. Prejemnik lahko tak dokument enostavno podpiše na svojem računalniku, ploščica KDP pa se bo prilepila na označeno mesto podpisa.

Direktno ePodpisovanje PDF dokumentov

Ta možnost omogoča hitro in enostavno podpisovanje PDF dokumentov znotraj sistema ODOS le z nekaj kliki.

Podpisovanje dokumentacije (tudi s podpisniki izven organizacije)

Uporabniki imajo v sistemu ODOS na voljo tudi posebno možnost »Podpisovanje dokumentacije«, ki omogoča elektronsko podpisovanje podpisnikom znotraj in izven organizacije. Dokument se avtomatsko pošlje naslednjemu podpisniku, končna podpisana verzija pa se avtomatsko razpošlje vsem vključenim podpisnikom na njihove elektronske naslove. Na voljo pa je tudi na ustrezni zadevi v sistemu ODOS.

Mobilna aplikacija ODOS+

Uporabniki lahko dokumente in zadeve v sistemu ODOS podpisujejo in potrjujejo tudi preko pametnih mobilnih naprav s sistemoma iOS in Android, kar omogoča fleksibilnost in dostopnost tudi na poti.

Za uporabo elektronskega podpisovanja mora uporabnik v ODOSu registrirati svoje KDP. Če želi elektronsko podpisovati preko pametnih mobilnih naprav, mora KDP registrirati tudi v podpisni aplikaciji ODOS+ na ustrezni napravi.

Raznolike možnosti elektronskega podpisovanja v sistemu ODOS omogočajo varno, hitro in prilagodljivo upravljanje dokumentov, kar uporabnikom olajša delo in povečuje učinkovitost poslovnih procesov.

Elektronsko podpisovanje postaja nepogrešljiv del digitalnega poslovanja, saj omogoča varno, hitro in pravno veljavno podpisovanje dokumentov. Informacijski sistem ODOS ponuja širok nabor rešitev za elektronsko podpisovanje, ki organizacijam pomagajo izboljšati učinkovitost, zmanjšati stroške in povečati transparentnost poslovanja.

Sistem ODOS razvija podjetje PIA Informacijski sistemi in storitve, d.o.o. iz Velenja, ki se ponaša z več kot 33 leti izkušenj na področju digitalizacije poslovanja. Sistem ODOS uporablja več kot 250 organizacij iz javnega in zasebnega sektorja. Več o podjetju in sistemu ODOS najdete na www.pia.si in www.odos.si.