Prešernova cesta 9b, 3320 Velenje

MODUL ODOS

VIP Zavodi

Modul ODOS.VIP-Zavodi je temeljni del sistema ODOS za upravljanje vhodne in izhodne pošte, namenjen raznim javnim ustanovam. Modul podpira izvajanje postopkov tako v skladu z Zakonom o upravnem postopku kot tudi drugih postopkov, ki jih izvajajo različne javne ustanove. Modul ODOS.VIP Zavodi že uporabljajo številni domovi za starejše občane, varstveno delovni centri, šole, vrtci, knjižnice, zdravstveni domovi, zavodi, zbornice, torej javne organizacije različnih velikosti in dejavnosti.

Oddajte povpraševanje

Oglejte si video

Zakaj izbrati ODOS.VIP Zavodi?

Ikona prikazuje poenostavljeno papirnato letalo, narisano s čistimi linijami, ki poudarjajo njegov aerodinamični videz. Letalo je obrnjeno rahlo navzgor, kot da je pravkar vzletelo. Ima jasne prepogibe, ki mu dajejo tridimenzionalni videz. Ikona simbolizira enostaven zajem vhodne pošte z ODOS informacijskim sistemom.

Enostaven zajem vhodne pošte

Modul ODOS.VIP Zavodi omogoča preprosto in pregledno rešitev za zajem, evidentiranje ter distribucijo vhodne pošte, ne glede na to ali prispe v papirni ali elektronski obliki. Omogoča klasificiranje, predajanje in sočasno reševanje zadev, kadar je potrebno tudi skladno z ZUP in UUP. Pri tem se vsa prejeta pošta zavede v elektronsko knjigo prejete pošte.

Dokumenti in podatki zbrani na enem mestu

Vnosi podatkov so hitri in enostavni, vnašajo se iz šifrantov in različnih baz (npr. črpanje subjektov iz poslovnega registra AJPES). Omogočeno je enostavno dodajanje dokumentov in elektronske pošte na zadeve na način 'povleci&spusti'. Vsi podatki so pregledno urejeni in hitro dostopni na enem mestu, kar močno pohitri vaše delo.

Hitro iskanje po zadevah in dokumentih

Uporabnikom omogoča enostaven vpogled in hitro iskanje po zadevah in dokumentih, kar olajša dostop do potrebnih informacij in pohitri vaše delo in odločanje.

Ikona prikazuje pravokotno poštno ovojnico, ki ima v zgornjem desnem kotu manjši pravokotnik, ki predstavlja znamko. Na levi strani so narisane dve kratki, vzporedni črti, ki predstavljata naslov prejemnika. Ikona simbolizira pripravo izhodne pošte in evročanje.

Priprava izhodne pošte in eVročanje

Velik prihranek časa omogoča enostavna priprava izhodne pošte z uporabo različnih predlog dokumentov in pošiljanje izhodne pošte po klasični ali elektronski poti. Na voljo so tudi sodobnimi načini pošiljanja, kot je elektronsko vročanje v varne elektronske predale (SI-CeV ali VEP.si), kar zagotavlja varno in učinkovito komunikacijo. Vsa izhodna pošta, pripravljena v sistemu, se samodejno zabeleži v knjigo poslane pošte. Prav tako je mogoč ročni vnos poslane pošte. Sistem omogoča tudi popis oddanih pošiljk za Pošto Slovenije.

Grafika je a4 list obrobljen z modro barvo, znotraj lista so 3 vodoravne črte. Na levi strani sredinske črne je pisalo. Predstavlja elektronsko podpisovanje in upravljanje dokumentov v informacijskem sistemu ODOS.

Elektronsko podpisovanje
(tudi preko pametnih naprav)

Sistem omogoča elektronsko podpisovanje izhodnih dokumentov v skladu z zakonskimi zahtevami, pri čemer zagotavlja pravno veljavnost dokumentov v celotni življenjski dobi. Z uporabo predlog dokumentov in možnostjo vnaprejšnje določitve mest podpisov, zelo poenostavi delo uporabnikom.

Ikona za različne module informacijskega sistema ODOS – tarča s tremi krogi, ki so eden znotraj drugega, in puščico sumerjeno v srednji in najmanjši krog.. Puščica je dolga ravna črta z dvema majhnima črticama na zgornjem delu. Ikona ponazarja module za upravljanje potnih nalogov, dolgoročne eHrambe in izobraževanja.

Prenos gradiva v dolgoročno eHrambo

Modul omogoča odbiranje in izločanje gradiva v zadevah, ki so ustrezno zaključene, pri čemer so urejene vse podporne aktivnosti (komisije, zapisniki,…). S povezavo z dolgoročno eHrambo pri ponudnikih certificirane dolgoročne eHrambe tako sklenete celoten krog zajema, obdelave in hrambe gradiv v digitalni obliki, kar prispeva k urejenosti vašega arhiva in dokazni vrednosti hranjene dokumentacije.

Funkcionalnosti, ki poenostavijo vaše delo

ODOS.VIP Zavodi

Masovno evidentiranje papirne vhodne pošte s pomočjo črtne ali QR kode,
Evidentiranje elektronske pošte in dokumentov,
Črpanje podatkov o poslovnih partnerjih (AJPES),
Urejanje in združevanje subjektov
Beleženje, klasificiranje in distribucija vhodne, izhodne in interne pošte ter elektronsko vodenje knjig pošt,
Kreiranje zadev iz dokumentov ali dodajanje dokumentov na obstoječe zadeve,
Tiskanje ovoja zadeve,
Posredovanje zadev v reševanje po signirnem načrtu oz. na nivoju oddelka,
Vodenje zadev – preusmeritev, predaja, reševanje in zaključevanje, skladno z dodeljenimi pravicami na ravni organizacije (lahko tudi skladno z upravnim postopkom),
Uporaba vnaprej pripravljenih predlog za pripravo izhodne pošte
Urejanje vsebine Word dokumentov znotraj sistema,
Verzioniranje dokumentov in avtomatično vodenje revizijske sledi,

Določanje rokov in opomnikov,
Vodenje dosjejev,
Nastavitev stopenj in oznak tajnosti na dokumentih in zadevah,
Priprava izhodne pošte s fizičnim ali elektronskim podpisom,
Tiskanje kuvert, vročilnic in povratnic (s črtnimi kodami Pošte Slovenije) ter popisa oddanih pošiljk za oddajo na Pošto,
Zajem povratnic in vročilnic,
Vodenje zbirk zadev in elektronsko odbiranje ter izločanje zadev, skladno s predpisi,
Hitro iskanje zadev in dokumentov po različnih kriterijih,
Samodejno obveščanje uporabnikov o novih zadevah in dokumentih, o poteku rokov zadev preko elektronske pošte ter vstop v zadevo neposredno iz poslanega obvestila,
Analize o opravljenem delu,
Omogočeno eVročanje v SiCEV (naročnik mora urediti registracijo pri MJU) – brezplačno,
Omogočeno eVročanje v VEP.SI (naročnik mora urediti registracijo pri EIUS) – plačljivo.

POŠLJITE POVPRAŠEVANJE

Mnenja zadovoljnih uporabnikov

V našem zavodu je uvedba informacijskega dokumentnega sistema ODOS bistveno izboljšala naše vsakdanje delovne procese. S tem orodjem smo optimizirali shranjevanje delovnega gradiva, omogočili elektronsko podpisovanje dokumentov, enostavno kreiranje izhodne pošte in zajemanje vhodne pošte.
Pred uvedbo ODOS-a smo pogosto izgubljali dragocen čas z iskanjem dokumentov po fizičnih predalih, zdaj pa so vsi potrebni dokumenti pospravljeni na enem, lahko dostopnem mestu. Ta sistem omogoča hitrejšo in bolj pregledno izmenjavo dokumentacije, kar posledično povečuje produktivnost in zmanjšuje možnost napak pri vodenju postopkov. Naš delovni tok je bolj urejen, saj dokumentacijo vodimo pod številkami ločeno vodenih zadev ali »virtualnih fasciklov«, ki se jih med seboj da tudi povezati.
Nekatere ključne funkcionalnosti, ki jih še posebej cenimo, vključujejo:

Možnost določanja mesta podpisnika, kar pospeši proces odobritev in podpisovanja dokumentov.
Pretvorbo Word dokumentov v PDF format, kar olajša deljenje in arhiviranje dokumentov.
Pošiljanje velikih datotek, kar je pogosto potrebno pri izmenjavi kompleksne dokumentacije.
Združljivost s sistemom SI-CeV, kar omogoča varno izmenjavo dokumentacije z zunanjimi subjekti.
Orodje za preverjanje veljavnosti elektronskih naslovov, ki odpravi morebitne napake pri pošiljanju.
Drag&Drop, ki poskrbi za enostavno dodajanje prejetih elektronskih sporočil na zadevo.

Z informacijskim dokumentnim sistemom ODOS smo stopili korak naprej v digitalizaciji poslovanja, naredili naše delo bolj učinkovito, transparentno in dostopno.

direktor Zavod RS za varstvo narave

Teo Hrvoje Oršanič

Sistem ODOS se mi zdi zelo enostaven, pregleden in hiter. Moje delo je zelo olajšal enostaven vnos vhodne in izhodne pošte, pregledno shranjevanje dokumentov, hitro iskanje dokumentov in priprava izhodne pošte.

CUDV Draga

Mili Manevski

Za podjetje PIA so značilni hitra pomoč, dosegljivost, odzivnost. Predstavitve so odlične. Sistem ODOS omogoča hiter vpogled v zadevo in s tem večjo preglednost poslovanja, revizijsko sled, omogoča predajanje zadeve drugim sodelavcem v reševanje, z njim je omogočeno brezpapirno poslovanje - elektronsko podpisovanje. Za evidentiranje pošte uporabljamo modul VIP Zavodi, ki omogoča hiter vpogled v zadeve, iskanje zadev po klasifikaciji ali vsebini, predajo zadev drugemu sodelavcu, so-reševanje zadev.

Šolski center Nova Gorica

Tatjana Močnik

Sodelovanje s podjetjem PIA mi je v veselje, saj so hitro odzivni in vedno priskočijo na pomoč, ko se pojavi težava. Sistem ODOS omogoča tudi, da lahko sam poiščeš odgovor za dilemo v navodilih in video vsebinah. Vse je takoj pri roki. Modul VIP Zavodi za evidentiranje pošte nam omogoča enostavno pripravo dokumenta in avtomatsko razvrščanje. S tem prihranimo veliko časa.

Društvo Sožitje Ptuj

Petra Šuster

Z uporabo sistema ODOS smo rešili vprašanje sledljivosti in organiziranega shranjevanja poslovnih listin.

Javni zavod Krajinski Park Kolpa

Tončka Jankovič Adlešiči

ODOS je uporabniku prijazen sistem, imate tudi precej navodil in videovodičev, ki jih pogledam po potrebi.

Zavod RS za varstvo narave

Sara Keser

Z uporabo sistema ODOS hitreje vpišem pošto v sistem, hitreje naredim novo zadevo, oddana pošta je s popisom oddanih pošiljk hitreje narejena. Prav tako mi olajša delo možnost tiskanja kuvert in povratnic kar iz sistema. Všeč mi je avtomatsko in pregledno evidentiranje povratnic. Pregled nad dokumenti se nam je z uporabo sistema ODOS zelo izboljšal.

Šolski center Kranj

Tina Miklavčič

Priznam, da sem se na samem začetku malo izogibala novosti. Sedaj po redni uporabi programa sem izredno zadovoljna, ker mi zelo olajša vsakdanje delo.

VDC Krško-Leskovec

Jožica Župan

Več informacij za bolj premišljene odločitve

Blog

Digitalizacija poslovanja: urejeni dokumenti, hitri dostopi, večja preglednost

Podaljšan certifikat Arhiva RS za ODOS

Interoperabilnost: Ključ do povezljivosti informacijskih sistemov

Vsi blog prispevki

Priročniki

Promocijski priročnik za informacijski sistem ODOS. Na sliki je ženska, ki pregleduje dokumente, v ozadju pa je računalnik. V zgornjem desnem kotu je logotip ODOS z besedilom 'Sistem za upravljanje dokumentov in procesov'. Spodnji del letaka vsebuje slogan: 'Izberite certificiran in zakonsko skladen informacijski sistem' na modro-rumenem ozadju s tehnološkim vzorcem.

Predstavitveni letak sistema ODOS

Prenesite priročnik

Vsi priročniki

Niste našli, kar ste iskali?

Spoznajte še ostale module in povezave sistema ODOS.

DOKUMENTACIJA

POVEZAVE

KADROVSKI VIRI

NABAVNI PROCES

DOKUMENTACIJA

KADROVSKI VIRI

NABAVNI PROCES

POVEZAVE

Želite izvedeti več?

Zakaj izbrati modul ODOS VIP Zavodi in komu je namenjen?

Modul ODOS VIP Zavodi je odlična rešitev za evidentiranje pošte in druge dokumentacije, ki je preizkušena in zakonsko skladna. Uporabljajo ga že številni zavodi in druge javne ustanove. Modul močno olajša in skrajša delo z vhodno in izhodno pošto v papirni in elektronski obliki ter vodenje zadev (lahko tudi skladno z ZUP).

Modul VIP Zavodi omogoča:

Omogoča klasificiranje, predajanje in so-reševanje ter zaključevanje zadev.
Enostavno pripravo izhodne pošte z elektronskim podpisovanjem in z uporabo različnih predlog dokumentov.
Urejeno je tudi sodobno elektronsko Vročanje (Si-CeV in VEP.si).
Avtomatsko vodenje elektronske knjige vhodne in izhodne pošte nudi pregledno evidenco pošte.
Vnosi so enostavni, tudi preko šifrantov in različnih baz (črpanje subjektov iz poslovnega registra AJPES).
Vsi podatki so pregledno urejeni in hitro dostopni.
Omogoča pregledno urejeno dokumentacijo in hitro iskanje zadev in dokumentov ter pripravo raznih analiz
Omogoča pa tudi prenos gradiva v dolgoročno eHrambo.

Namenjen je javnopravnim organizacijam, vsem vrstam zavodov, domovom za starejše občane, varstveno delovne centre, kulturne domove, šole, šolske centre, vrtce, turistične organizacije, razvojno-regionalne agencije, knjižnice ipd.

Želite izvedeti več?

Zakaj je potrebno elektronsko arhiviranje dokumentov in pošte?

Elektronsko arhiviranje dokumentov in pošte je v digitalni dobi ključno, saj omogoča hiter in učinkovit dostop ter iskanje informacij, kar bistveno zmanjša čas, ki bi ga porabili za ročno iskanje po papirnih dokumentih. Izboljšuje organiziranost in varnost podatkov, saj so dokumenti shranjeni v varnih in zakonsko skladnih sistemih, kjer je mogoče upravljati dostope in zaščititi občutljive informacije pred nepooblaščenim dostopom. Elektronsko arhiviranje prispeva tudi k zmanjšanju potrebe po fizičnem prostoru za shranjevanje papirja, kar vodi do nižjih stroškov in manjšega vpliva na okolje.

Želite izvedeti več?

Zakaj je pomembno, da javnopravne organizacije uporabljajo zakonsko skladen in certificiran sistem pri Arhivu RS?

Uporaba zakonsko skladnega in certificiranega sistema pri Arhivu RS je ključna za pravno skladnost in varno upravljanje dokumentacije v javnopravnih organizacijah. Tak sistem omogoča varno shranjevanje, časovno žigosanje in nadzor nad dostopi, kar ščiti podatke pred izgubo ali nepooblaščenim dostopom. Zagotavlja, da so vsi postopki, od zajema do dolgoročne hrambe dokumentov, v skladu z zakonodajo, kot jo določa Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). To omogoča dolgoročno ohranitev avtentičnosti, integritete in pravne veljavnosti dokumentov.

Poleg tega olajša prenos dokumentov v eHrambo kar zmanjšuje administrativno breme in zagotavlja skladnost s pravnimi zahtevami. Takšna ureditev izboljšuje preglednost postopkov, povečuje odgovornost in krepi zaupanje javnosti v delovanje organizacij.

Stopite v stik z nami

Imate vprašanja? Stopite v stik z nami!
Tukaj smo, da vam pomagamo najti najboljšo rešitev za vas.

KONTAKTIRAJTE NAS

Ostanite obveščeni

Naše znanje delimo z vami. Razkrivamo naše izkušnje in preverjene prakse s področja digitalizacije poslovanja. Prijavite se na e-novice in prejemajte najnovejše informacije neposredno v vaš poštni predal.

Enostaven dostop do pomembnih informacij
Aktualne novosti in strokovni nasveti o digitalizaciji poslovanja
Dobre prakse s področja digitalizacije
Vabila na webinarje in dogodke

Prijavite se na e-novice

Ste pripravljeni narediti korak k bolj učinkovitemu poslovanju?
Skupaj z nami boste uspešnejši!

Podpora uporabnikom

Telefon: 03 898 37 92
Email: podpora@pia.si
support@pia.si
Podpora na daljavo:

Kliknite

in pokličite.

Prodaja

Telefon: 03 898 37 90
Email: prodaja@pia.si

Splošne informacije

Telefon: 03 898 37 90
Email: info@pia.si
Naslov: Prešernova cesta 9b,
3320 Velenje
ID za DDV: SI98879367
Matična št.: 5511640000
TRR: SI56 3300 0001 0930 533 pri Addiko bank d.d.

Pooblaščena oseba za
varstvo osebnih podatkov

Email: dpo@pia.si

Logotip ODOS – sistem za upravljanje dokumentov in procesov. Logotip vsebuje stiliziran rumen krog s spiralno zvitim dokumentom ter besedilo 'ODOS' v moderni tipografiji, skupaj s sloganom 'Sistem za upravljanje dokumentov in procesov'.

Prijava na e-novice

Prejmite najnovejše informacije s področja digitalizacije poslovanja.

O nas

Smo eno vodilnih podjetij na
področju razvoja informacijskih
sistemov ter rešitev za učinkovito
digitalizacijo poslovanja.

Galerija

Naši produkti

Sodelujemo pri razvoju produktov, ki rešujejo težave digitalizacije podjetij in javnopravnih ustanov, izboljšujejo digitalne kompetence na ravni države in drugo.

Naši produkti

Družbena omrežja

Certifikat Arhiva RS za ODOS

POvezave:

IZJAVA ZASEBNOSTI PIA AVTORJI SPLETNE STRANI