Naročniki vedno znova pohvalijo naš postopek implementacije sistema. Pohvalijo našo strokovnost, prijaznost in utečen postopek, ki naročnikom omogoča enostaven prehod na nov sistem, nam kot izvajalcu, pa hitro in strokovno implementacijo sistema pri novem naročniku.
Vse se seveda začne s POVPRAŠEVANJEM, ko spoznamo potencialnega naročnika, njihove zahteve in potrebe.
Dogovorimo se za PREDSTAVITEV SISTEMA, na kateri so prisotni vsi odločevalci, saj s tem pridobijo vse informacije iz prve roke.
V primeru zahtevnejših želja (napredni moduli, kot npr. Nabava, Potni nalogi, Pogodbe ter povezave z drugimi sistemi ipd.) se izvede POPIS STANJA oz. popis procesov in specifik, da lažje opredelimo način in čas izvedbe ter nastavitve. Vse te informacije so potrebne tudi za PRIPRAVO PONUDBE.
Ko s strani naročnika PRIDOBIMO NAROČILNICO, pripravimo načrt implementacije, določimo roke in izvajalce. Projektni vodja in implementator na naši strani skrbita, da komunikacija z naročnikom poteka nemoteno. Prav tako se tudi na naročnikovi strani dogovorimo za skrbnika sistema, s katerim komuniciramo v fazi implementacije in tudi kasneje v primeru morebitnih dodatnih zahtev.
POSTOPEK IMPLEMENTACIJE SISTEMA ODOS izvede Služba za implementacije, ki po potrebi sodeluje tudi z modulnim vodjem in poskrbi, da postopek implementacije poteka strokovno, tekoče in v okviru zastavljenih rokov. Najprej je potrebno pridobiti vse potrebne podatke za nastavitev ustreznih pravic, ureditev delotokov, elektronskega podpisovanja ipd. V ta namen skrbniku na strani naročnika pošljemo več zahtevkov za pridobitev vseh podatkov. Vse to poteka po varni poti, zaščiteno z geslom. Po pridobitvi vseh podatkov, se izvede celoten postopek implementacije sistema ODOS in ustreznih modulov. V tem postopku implementator sodeluje tako s skrbnikom na naročnikovi strani kot tudi z njihovo Službo za informatiko. Naročnik se lahko tudi potem, ko sistem že uporablja, kadarkoli odloči za morebitno nadgradnjo sistema tudi z drugimi moduli, spremembo števila uporabnikov ali zakupljenih ur podpore uporabnikom ipd.
Pogosto je del implementacije tudi UVOZ ZADEV IN PODATKOV IZ PREDHODNEGA SISTEMA, kar naročniku omogoči nemoteno nadaljevanje dela in dostop do obstoječih zadev in podatkov v novem sistemu.
Po izvedeni implementaciji poskrbimo za natančno in strokovno TESTIRANJE vseh funkcionalnosti
Ko je sistem pripravljen za prevzem se z naročnikom dogovorimo za IZOBRAŽEVANJE UPORABNIKOV. Izobraževanje poteka v več fazah. Najprej se izvede izobraževanje za glavno pisarno/tajništvo, naslednji dan oz. po dogovoru, mu sledi še izobraževanje vseh uporabnikov. Število izvedenih izobraževanj je odvisno od števila modulov, ki jih naročnik zakupi in od števila uporabnikov. V zadnjem času izvajamo večinoma izobraževanja na daljavo. Po dogovoru z naročnikom pa je možno tudi izobraževanje na lokaciji, v kolikor to dopuščajo razmere (npr. COVID-19 ipd.). Z naročnikom podpišemo tudi pogodbo o vzdrževanju in uporabi sistema.
Ko sistem preide v fazo uporabe SKRBIMO ZA REDNE ZAKONODAJNE IN TEHNOLOŠKE POSODOBITVE. Naša Služba podpore uporabnikom pa poskrbi za ODZIVNO, STROKOVNO IN PRIJAZNO POMOČ UPORABNIKOM, v kolikor jo ti potrebujejo. Uporabnikom je na voljo pomoč preko telefona, elektronske pošte in preko oddaljene povezave. Vsak dan posebej nas še dodatno motivirajo vse pohvale uporabnikov, ki jih dobivamo tako glede naše ažurne podpore uporabnikom kot tudi glede samega sistema.
